Onboarding: o que é, processos e como implementar

Hoje em dia, entender o que é e como funciona o processo de onboarding é essencial para as empresas. Afinal, essa é uma das melhores soluções que as empresas usam para integrar novos membros na equipe de trabalho.

A partir dessa técnica, é possível obter um melhor desempenho e eficiência no trabalho. No entanto, é normal que muitas empresas ainda não saibam ao certo qual a importância e vantagens que esse processo oferece.

Além disso, muitos ainda acreditam que o onboarding só é necessário para as empresas de grande porte, o que é um erro! Caso tenha ficado curioso para saber um pouco mais sobre esse processo e como implementá-lo, basta continuar lendo!

Onboarding: qual a importância?

Contratar um funcionário pode ser um indicativo de que os negócios da empresa estão indo de vento em popa, não é mesmo? Contudo, a efetivação desse funcionário não é de longe o único passo, pois a jornada é longa.

Por isso que a integração de um novo membro na equipe de uma empresa, na maioria das vezes, torna-se um desafio. Não é tão simples quanto parece, pois o funcionário precisa se conectar com os valores e missões da empresa.

Para que isso ocorra, é preciso que os novos funcionários já sintam-se como parte da empresa. Por isso que a técnica de onboarding tem sido cada vez mais usada para auxiliar nesse processo.

Esse termo ao ser traduzido para o português, significa “a bordo” ou “embarcar”. Ou seja, como o próprio nome sugere, trata-se de um conjunto de técnicas cujo intuito é integrar um novo membro de uma empresa.

A partir dessa técnica, o colaborador fica a par de tudo a respeito da empresa. Isso porque, ao ser contratado, esse é o momento em que o colaborador encontra-se mais motivado e engajado com o trabalho.

Esse então torna-se o momento ideal para que o mais novo membro adapte-se à cultura da empresa. Caso não haja um processo de integração eficiente, os novos funcionários ficarão perdidos e deslocados.

É por isso que, de acordo com dados da Glassdoor, fazer um programa de onboarding em sua empresa pode aumentar a retenção de talentos em cerca de 82%.

Outro fato sobre esse mesmo estudo é que um onboarding, quando bem executado, contribui com mais de 70% da produtividade da empresa.

Qual o objetivo do onboarding?

Mas, afinal, qual o principal objetivo do onboarding? O programa de onboarding consiste em oferecer uma maior sensação de pertencimento aos membros. Assim evita que o novo membro tenha problemas de adaptação e desista da vaga.

Dessa forma, o onboarding visa reduzir a rotatividade da empresa, ao fazer com que toda a equipe esteja unida e integrada. Outro ponto positivo dessa técnica é que estima-se que para substituir um funcionário, custe por volta de 16 a 20% do seu salário.

Esse gasto ainda pode ficar ainda maior de acordo com a taxa de turnover. E, como resultado, as finanças da empresa acabam no prejuízo.

E como o onboarding pode ajudar na integração de novos membros de uma empresa?

Não é incomum que muitas pessoas tenham certas dúvidas sobre como o onboarding pode auxiliar durante a integração de novos membros. Isso ocorre de uma forma bem simples, na verdade.

Como dito acima, esse programa de onboarding consiste em estimular que o novo membro se encaixe e adapte-se à cultura da empresa de um modo mais rápido.

Como funciona o onboarding?

Graças aos grandes e contínuos avanços da tecnologia, o onboarding tem sido cada vez mais dinâmico e eficaz. Logo, não existe apenas um único jeito de fazer onboarding.

Não muito tempo atrás, as empresas faziam uma palestra bem simples e objetiva para os seus membros. Porém, hoje em dia, esse processo passou por uma série de mudanças até tornar-se o onboarding.

Sendo assim, além de palestras, também existem outros tipos de dinâmicas que vão desde atividades presenciais e virtuais. Porém, todas elas possuem o mesmo objetivo, que é o de introduzir o novo membro a empresa.

 

Quais são as vantagens do onboarding digital?

Quando uma pessoa trabalha de forma remota, pode ser uma tarefa um pouco mais difícil, ainda mais para os novos membros. Tendo em vista que não há ninguém de forma presencial para sanar todas as suas dúvidas.

Durante os últimos anos, tanto a área de recursos humanos e departamento pessoal, sofreram alguns ajustes. Entre eles, a adaptação das atividades, incluindo então o onboarding nessa lista.

Afinal, para reter talentos, qualquer demanda é essencial, além de servir para motivar os membros da equipe. Por isso, as empresas que têm a sua força de trabalho atuando de modo remoto, usa de uma forma para manter a qualidade do serviço.

Diante desse cenário, muitos já adotaram a estratégia do onboarding digital para recepcionar o colaborador de maneira remota.

Confira logo abaixo quais são as principais vantagens do onboarding digital.

1. Melhoria na experiência do colaborador:

Sem dúvida, a primeira impressão é sempre a que fica. Dessa forma, o onboarding digital permite que o novo membro sinta-se mais acolhido pela empresa e entenda quais são as suas funções em sua equipe, mesmo a distância.

Além disso, também permite que conheça todos os outros membros de sua equipe e de outras áreas.

2. Aumento da produtividade:

Os primeiros dias de trabalho em uma empresa nova podem ser bem difíceis e isso faz com que o novo membro demore a se adaptar. Porém, com o uso de um onboarding digital que tenha as etapas pré-estabelecidas e alinhadas, acaba por ajudar o membro.

Isso porque, ele terá uma noção maior a respeito das áreas da empresa, bem como seu papel dentro dela. Assim, é possível obter um aumento da produtividade ao ter o seu foco para suas atividades.

3. Redução da taxa de turnover:

Quando o assunto é a taxa de turnover, é preciso levar em conta a jornada do colaborador como um todo. Isso porque, sua própria percepção a respeito dos diferentes níveis de sua experiência reflete no modo como ele enxerga a empresa.

Isso causa um impacto sobre o clima organizacional. Afinal, quando a recepção é positiva, então significa que o colaborador sente-se mais acolhido e pertencente a empresa mesmo durante os seus primeiros dias.

A longo prazo, esse fator reflete na redução do fluxo de entrada e saída de novos colaboradores. Ou seja, reduz a taxa de turnover.

4. Redução de custos:

Por fim, uma das vantagens do onboarding digital é a redução de custos, que ocorre de modo natural. Afinal, como você já sabe, contratar e demitir funcionários têm os seus custos, então quando há uma menor rotatividade, também há menos gastos.

Diferenças entre pré-onboarding, onboarding e pós-onboarding

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o onboarding não ocorre apenas no primeiro dia de trabalho do colaborador. Antes disso tem o pré-onboarding e depois vem o pós-onboarding, entenda mais logo abaixo!

Pré-onboarding

Essa é a etapa do onboarding que antecede o começo oficial do novo membro na empresa. Esse processo deve ser feito antes do primeiro dia de trabalho do funcionário, para que o processo seja melhor sucedido.

Sendo assim, o processo ocorre durante o recrutamento e a admissão do funcionário. A empresa deverá explicar ao novo membro antes mesmo de fazer uma entrevista.

Ou seja, antes de anunciar uma nova vaga, é preciso que seja exposto o máximo de informações possíveis a respeito da empresa, tais como:

• Ambiente de trabalho;
• Cultura organizacional;
• Entre outros dados importantes.

Dessa forma, o interessado na vaga já pode começar a preparar-se para a entrevista, pois estará ciente sobre os dados da empresa. Com isso, acaba por facilitar a atração de candidatos que estão mais engajados com a missão da empresa.

Além disso, também é possível fazer o envio de um manual do colaborador antes mesmo do início das atividades. Pois, ele terá acesso a todas as informações que possam ser úteis sobre a empresa e o seu trabalho.

Onboarding

Os primeiros dias em um novo trabalho podem ser um tanto quanto confusos e assustados, não é mesmo? Por isso que o onboarding é ótimo para criar funcionários mais produtivos e engajados com os valores da empresa.

Portanto, o onboarding, como você pôde ver ao longo desse conteúdo, visa melhorar a capacidade de adaptação do membro na nova empresa. Para isso, ele pode ser acompanhado por outro colaborador em seu primeiro dia.

Embora seja preciso apresentar um pouco de tudo, o ideal é evitar apresentar muitas coisas ao mesmo tempo. Isso porque, é muito pouco provável que o novo membro lembre-se de tudo depois.

Então, é preciso apresentar as informações básicas de uma forma mais clara e direta.

Pós-onboarding

O erro que muitas empresas cometem sem nem perceber é não estender o processo de onboarding por, pelo menos, três meses após a contratação. Isso porque, de acordo com especialistas, dessa forma o funcionário consegue absorver melhor os  atores da empresa e suas funções.

Então, de forma básica, o pós-onboarding trata-se de acompanhar o profissional durante os próximos meses. Para ajudar o funcionário a captar com mais clareza as suas tarefas e objetivos, pode realizar treinamentos, atividades e outros processos.

Como aplicar o processo na empresa?

Caso queira saber algumas dicas sobre como aplicar onboarding em sua empresa, então confira logo a seguir algumas dicas!

1. Orientação:

Como dito antes, as orientações para o novo membro devem ser feitas aos poucos, para que ele consiga absorver todas as informações. Em outras palavras, o gestor deverá informar o básico, porém essencial, de uma forma que possa ser fácil de entender.

Uma boa prática é construir um manual do colaborador, que pode ser usado para nortear as ações de um novo colaborador, além de definir normas e regras. Assim como também para estabelecer atividades e objetivos que a empresa possui e como devem ser executados.

2. Cronograma:

Outra boa opção para implementar um programa de onboarding em sua empresa é organizando um cronograma de atividades. Assim torna-se mais fácil a integração, uma vez que todos os passos e atividades já foram definidas.

Além disso, também pode ser útil manter um checklist das atividades para garantir que tudo será feito como deve. Como por exemplo, no primeiro dia reserve apenas para fazer as apresentações

Também pode ser explicado ao novo membro como funciona cada setor da empresa e quais são as suas funções. Depois, já defina quais serão as próximas atividades para os outros dias, assim é possível manter tudo em ordem.

3. Integração:

Sem dúvida, a integração é um dos processos mais importantes quando algum novo funcionário é contratado. A boa notícia é que há uma série de atividades que podem auxiliar durante esse processo de onboarding, como apresentações.

Dessa forma, os profissionais mais antigos de casa podem conhecer melhor os novos membros, para criarem certo vínculo. E, nem sempre, processos bem elaborados e burocráticos são os únicos eficientes.

Às vezes, até mesmo as atividades mais simples, como uma roda de conversa ou um almoço com toda a equipe, por exemplo, podem ser úteis. Já contribuem para a integração dos novos membros, além de gerar um grande impacto.

4. Treinamentos:

Alguns dias após a contratação de um novo membro, o recomendado é fazer treinamentos. Pois, desse modo é possível capacitar o funcionário acerca da segurança do trabalho e quais atividades devem ser realizadas.

Afinal, toda empresa possui o seu próprio método de funcionamento e, por isso, é crucial que o novo membro compreenda isso o quanto antes.

5. Acompanhamento:

Por último, mas não menos importante, não esqueça de avaliar o desenvolvimento do novo colaborador no trabalho. O ideal é tentar analisar e entender por meio de um feedback direto como ele está indo em seu processo de adaptação.

Veja quais são os pontos onde será preciso implementar melhorias. Conversas de tempos em tempos com a liderança também podem ser úteis para lapidar o entendimento com relação ao progresso do colaborador e sua eficiência.

Uma boa ideia é anotar quais são os pontos mais essenciais e tomar como insights no momento de implementar melhorias para o programa de onboarding.

Aproveite para ler o nosso artigo que deixamos claro os ponto que não podem faltar no seu processo de onboarding.

Como você pôde ver ao longo desse conteúdo, o onboarding é um conjunto de técnicas cujo principal objetivo é facilitar a integração de novos membros. Começar um trabalho em um novo local é sempre um grande desafio.

O processo de adaptação pode ser difícil para muitas pessoas, porém, com um programa de onboarding, isso torna-se mais fácil. Assim o novo membro irá sentir-se mais acolhido e ficará a par sobre todos os detalhes da empresa.

Por fim, caso ainda tenha alguma dúvida sobre o assunto ou queira compartilhar a sua opinião, é só deixar um comentário!