eSocial: o que é e como funciona

O eSocial trata-se de uma plataforma criada pelo governo com o objetivo de unificar a entrega de 15 obrigações da área trabalhista para empresas, pessoas jurídicas e pessoas físicas também.

Ou seja, ao invés de ter que preencher uma série de guias para entregar em diferentes canais, pode-se usar apenas um sistema para manter-se sob as leis. Dessa forma, é preciso manter todos os seus documentos em dia.

Caso esteja curioso para saber um pouco mais sobre o que é eSocial, como funciona e mais a respeito dessa iniciativa, basta continuar lendo o conteúdo!

O que é o eSocial?

O eSocial é, de modo geral, uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho, que faz parte do SPED. Esse é um projeto cujo intuito é tornar vários processos mais modernos e práticos, para reduzir toda a burocracia que gera limitações ao setor das empresas.

É possível afirmar que o eSocial é um projeto um tanto quanto desafiador. Isso porque, ele une vários órgãos federais, como dito, além de também envolver todas as empresas e membros.

Quem precisa ter eSocial?

Outro ponto é que irá permitir o envio online de várias informações para um só lugar, o Ambiente Nacional do eSocial. Pessoas jurídicas, o que inclui MEI e pessoas físicas que tenham empregados são obrigadas a usar o eSocial.

Nesse projeto, tem controle de várias relações trabalhistas, como por exemplo:

• Trabalhadores celetistas;
• Estatutários;
• Cooperados;
• Autônomos
• Avulsos;
• Sem vínculo empregatício;
• Estagiários.

Nesse sistema existe um espaço diferente para aquele que irá preencher as informações com relação aos empregados domésticos e os demais trabalhadores.

De forma básica, qualquer pessoa que tiver um empregado deverá usar o eSocial para cumprir com diversas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tais como:

• Realizar a folha de pagamento;
• Comunicar admissões e demissões;
• Recolher o FGTS e demais exigências legais.

Assim, o sistema ficará no lugar de todos aqueles formulários, guias e papeladas mais complexos. O seu objetivo central é tornar mais simples e centralizar o envio de dados.

O eSocial conta com uma série de regras com relação aos aspectos trabalhistas e previdenciários. Como resultado, exige das empresas um maior esforço e a revisão dos processos e sistemas para cumprir todas as exigências de forma correta.

Contudo, mobilizar uma empresa em um só projeto que gera impacto em várias áreas com certeza não é uma tarefa fácil e prática de executar. Sendo assim, é comum que muitos tenham dúvidas a respeito de como conduzir o projeto, quais áreas são afetadas, etc.

Vale notar, porém, que o eSocial não altera a lei, a sua intenção é apenas gerar um maior controle e clareza dos dados que são enviados para o Governo.

Devido a maior exposição de seus dados para as organizações, o eSocial deverá exigir uma revisão dos seguintes processos:

• RH;
• Administração de Pessoal;
• Medicina e Segurança do Trabalho;
• Jurídico e Tributário.

Como funciona e qual é a sequência o eSocial?

É preciso enviar os dados através de eventos que, por sua vez, têm layouts pré-definidos. Um evento é um fato jurídico-trabalhista que pode acontecer na vida de um empregado.

Os eventos são divididos em três classificações diferentes, que são:

• Eventos Iniciais e de Tabelas;
• Eventos não periódicos;
•  Eventos Periódicos.

Haverá multas para aqueles que não implantarem o eSocial?

Qualquer empresa ou contribuinte que não enviar os dados dentro do prazo ou que os enviar com erros, estará sujeito a certas muitas, de acordo com a lei.

Em outras palavras, isso significa que não terá multas novas, mas sim aplicação das multas que já existem nas leis fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Portanto, por meio da entrada do eSocial, a fiscalização por parte dos órgãos ligados ao eSocial ocorrerá em tempo real. Através do eSocial, as entidades que fazem parte permanecem com suas funções e, dessa forma, podem aplicar as penalidades caso as regras não sejam cumpridas.

Quais são as vantagens e desvantagens do eSocial?

Embora o eSocial seja visto por algumas pessoas como apenas um método para obter mais dinheiro, o real objetivo do projeto é, na verdade, outro.

O que se percebe é uma chance que pode garantir muitas vantagens a todas as partes que fazem parte desse projeto. Para as empresas, é a redução do retrabalho e custos, uma vez que não será preciso enviar a mesma informação para órgãos diferentes.

Enquanto o Governo irá receber todos os dados de um jeito padrão e em apenas uma plataforma online. Com isso, é possível ter um controle maior sobre as empresas.

Já os empregados terão todos os seus direitos efetivados de uma forma mais ágil, assim como a concessão de seus direitos.

Confira logo abaixo quais são outros dos principais benefícios do eSocial para as empresas.

Promover uma cultura de segurança através da informação

A comunicação entre departamentos como o RH, Contabilidade e outros, precisará acontecer de modo integrado, para facilitar o trabalho dos profissionais. O departamento operacional também pode ser incluído no processo.

Sendo assim, torna-se mais fácil a manutenção da saúde e segurança do trabalho por meio da comunicação de diversas condições e acidentes de trabalho. Com isso, é possível enviar os dados ao eSocial em tempo mais ágil.

Diminui a burocracia.

Como dito acima, um dos maiores benefícios do eSocial é, sem dúvida, a reduzir toda a burocracia de informações ligadas a:

• FGTS;
• Folha de pagamento;
• Aviso prévio;
• Comunicações de acidente de trabalho – CAT;
• Escriturações fiscais.

Contribuições previdenciárias serão feitas em um único sistema, garante benefícios para as empresas com a redução da burocracia. Enquanto os dados de demissões, mudanças de setor ou de função, entre outros, são enviados ao sistema em tempo real.

E quanto a informação do CAT, essa deverá ser iniciada antes mesmo do atendimento médico e concluída até um dia útil após o acidente. Assim não será preciso comunicar o acidente por meio do site da Previdência Social.

Simplifica e unifica dados legais

As entidades do Governo Federal têm acesso aos dados trabalhistas que estarão todos no sistema digital do Ambiente Nacional do eSocial, como dito. Os órgãos abaixo terão acesso aos dados:

• Caixa Econômica Federal;
• Ministério da Previdência Social (MPS);
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
• Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Desse modo, reduz o tempo perdido ao preencher formulários onde as informações, na maioria das vezes, são repetidas. Além disso, outro benefício em relação ao eSocial, é reduzir custos, rentabilidade e aumentar a produtividade da sua empresa.

De forma geral, confira logo abaixo um pouco mais dos benefícios que o eSocial pode garantir para as empresas:

• Elimina o envio da mesma informação para os diversos órgãos do governo;
• Maior eficiência dos processos impactados pelo eSocial;
• Simplifica o envio e correção das informações;
• Maior segurança para armazenar dos dados;
• Substitui os processos manuais por automatizados.

Já o Governo tem como objetivo alcançar muitos outros, sendo alguns deles:

• Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
• Simplificar o cumprimento das obrigações da Empresa com o Governo;
• Eliminar a redundância e aprimorar a qualidade das informações prestadas;
• Substituir a entrega de formulários e declarações, como GFIP, RAIS, CAGED, DIRF, entre outros, pelo eSocial.

Desvantagens do eSocial

Como nem tudo são flores, esse programa também conta com algumas desvantagens. Uma delas é o fato de que o eSocial exigirá um novo meio para executar os processos, devido o seu maior nível de dimensão, além de ser mais complexo.

Ou seja, requer um maior esforço para padronizar e digitalizar os dados. Caso alguma empresa não se adeque da forma correta, estará sujeita a sofrer com riscos e multas por não cumprir.

O que muda com o eSocial?

Graças ao grande impacto do eSocial, é preciso que as empresas implementem algumas mudanças entre os três grandes pilares:

Pessoas

Para implantar o eSocial, é preciso que a empresa conte com o auxílio da alta gestão. As áreas que serão mais afetadas por esse projeto precisam ter uma maior dedicação em executá-lo.

Como o eSocial gera impactos para todos os membros, é crucial fazer treinamentos sobre os processos, prazos e as novas regras do negócio. Também é crucial informá-los sobre a importância de manter em dia todos os seus dados cadastrais.

Processos

Muitos são os processos que sofrem um impacto, ainda mais aqueles ligados ao RH. Com a vinda do eSocial, é preciso analisar as regras de negócio e os processos além de revisar e mapear para identificar se todos os requisitos do eSocial estão sendo cumpridos de acordo.

Entre os processos que sofrem com impactos, estão os seguintes:

• Recrutamento e Seleção;
• Admissão;
• Movimentação;
• Desligamento.

Como por exemplo, os processos de Recrutamento e Seleção, onde é dever da empresa garantir que todas as informações a respeito dos candidatos sejam coletadas e registradas de forma correta no sistema.

Para assim garantir que o evento de admissão seja enviado dentro do prazo e de modo qualificado.

Sistemas

Outro setor que irá sofrer impacto com o eSocial é o sistema de informação da empresa. Após concluir a revisão dos processos e identificar quais são os gaps entre a situação atual e os processos, é preciso que a empresa analise quais serão as adequações nos sistemas que existem.

Também será preciso analisar a aquisição de outras plataformas.

Como se preparar para o eSocial?

Para evitar correr riscos e ter maiores dores de cabeça, o ideal é que a empresa já comece a se preparar para aderir ao eSocial. Assim também evita preencher os dados com pressa e cometer alguns erros que possam causar danos a empresa e os seus membros.

Confira logo a seguir algumas dicas úteis para fazer esse processo de um jeito seguro e tranquilo.

Prepare os documentos dos seus membros do seu negócio

Comece a separar cada documento e registro de todos os membros da sua equipe, ainda mais porque no sistema será preciso cadastrar o histórico de cada um. Com isso você agiliza o processo e evita perder tempo tendo que ir atrás dessas papeladas.

Oriente o responsável por realizar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas da sua empresa

Com a implantação do eSocial, serão solicitadas algumas informações a respeito dos contratos de trabalho, tais como:

• Histórico cadastral e contratual;
• Nome social do funcionário;
• Dados de trabalhadores estrangeiros;
• Registro de Contribuição Patronal para o sindicato;
• Modalidade do aviso prévio;
• Entre outros dados.

Certos registros deverão ser feitos de forma imediata como, por exemplo, a contratação de um novo membro. Os encarregados no RH e contabilidade deverão ficar sempre bem informados quanto à essas questões para evitar dores de cabeça.

Obtenha um Certificado Digital

O Certificado Digital é como se fosse uma assinatura eletrônica que fornece a legalidade das operações virtuais. Ele também é usado para outros processos e sistemas ligados para cumprir as obrigações legais.

Para sua empresa, o ideal é um modelo A1 ou A3, que são válidos pelo padrão ICP Brasil, para assim usar o eSocial.

Compatibilidade de arquivos

É essencial certificar-se de que o sistema usado em operações digitais, como a folha de pagamento e outros, gera arquivos aceitos no eSocial. Busque descobrir se as plataformas são compatíveis.

E tente adequar todos os processos o mais rápido que puder para evitar problemas na hora de cumprir com as obrigações.

Saiba mais sobre o eSocial

Por fim, acesse o site oficial do sistema para saber mais a respeito do eSocial. Vale notar que os órgãos envolvidos no projeto criaram um portal com vídeos bem úteis e explicativos para sanar perguntas mais específicas.

Afinal, conhecimento nunca é demais, não é mesmo? Por isso, tente manter-se sempre informado caso tenha alguma outra mudança no projeto.

Conclusão

De modo geral, o eSocial é uma plataforma cujo principal objetivo é reduzir toda a burocracia dos processos trabalhistas. Sendo assim, garante muitos benefícios para as empresas, empregados e para o Governo.

Contudo, é preciso capacitar sua empresa para adequar os processos de forma correta e assim evitar uma série de transtornos. Por fim, o que você achou desse conteúdo? Foi útil para você? Ainda ficou com alguma dúvida a respeito? Então deixe o seu comentário!