Privacidade e people analytics: como equilibrar a análise e a proteção de dados pessoais

Você já deve ter presenciado por aí, ao entrar em uma página de captura para receber, por exemplo, um infoproduto, um breve espaço pedindo a sua autorização para o envio de promoções ou outros formatos de e-mail da empresa em questão. As organizações não fazem isso por serem compreensivas. Elas tomam tal atitude em razão da LGPD.

Logo, tanto para enviar e-mails promocionais aos clientes quanto para o uso de dados dos colaboradores com o objetivo de realizar a análise de pessoas ou people analytics, é necessária a prévia autorização de tais indivíduos. Por entendermos que esse assunto ainda é um enigma para muitos gestores, preparamos este post.

Nele, você terá uma base do que é a LGPD e como unir estes dois mundos: privacidade e people analytics. Prossiga a leitura para entender melhor!

O que é a LGPD?

LGPD é a sigla para o termo “Lei Geral de Proteção de Dados”. Aprovada no Brasil no ano de 2018, essa legislação visa proteger o uso e a coleta de dados pessoais dos brasileiros. Por meio dela, todas as empresas, antes de usarem quaisquer dados de clientes — internos e externos — devem ter a plena autorização dessas pessoas.

Quando falamos que a LGPD vale para todas as empresas, é para todas as empresas! Independente do porte da organização, ela precisa, além de pedir a autorização para o uso de dados, informar como esses dados serão utilizados. Logo, seja para o envio de e-mails, seja para a realização de pesquisas internas, os indivíduos devem ter total noção de como seus dados serão tratados pelas empresas.

Caso aconteça algum problema vinculado ao uso indevido ou ao vazamento de dados, a organização pode ser multada por valores que chegam a até 2% do seu faturamento anual — limitado a R$50.000.000,00 por infração. O valor da multa pode variar conforme a gravidade da situação e, antes do seu envio, são encaminhados alguns alertas à empresa. Ou seja, nenhum negócio é pego de surpresa.

O órgão responsável por fiscalizar e aplicar a LGPD é a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Então, tanto em relação às mudanças na LGPD quanto à definição dos valores da multa, a responsável por exercer esse trabalho é a ANPD. Por questão de curiosidade, a LGPD foi inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), lei vigente na União Européia e considerada uma das mais severas do mundo.

O que é people analytics?

Agora que você já sabe o que é a LGPD, chegou o momento de explicarmos a você, de uma maneira bem sucinta, o que é people analytics. People analytics ou análise de pessoas é um conjunto de técnicas usadas pelas empresas para conhecer mais profundamente os seus colaboradores. Por meio dessa técnica, os gestores de Recursos Humanos (RH) têm total noção sobre várias questões relacionadas à sua equipe de trabalho.

Utilizar o people analytics é deixar de tomar muitas decisões “no escuro”, pois, seja por meio de softwares, seja por meio de ferramentas de pesquisas, o RH tem em mãos dados concretos sobre os colaboradores e sobre a empresa. Em raras as situações, como foi o caso da pandemia do Covid-19, a empresa é obrigada a desenvolver uma tomada de decisão sem se basear em dados concretos.

Entre as vantagens que a análise de pessoas proporciona às empresas, temos o conhecimento em relação ao tempo médio de contratação, ao nível de engajamento dos colaboradores e à taxa de absenteísmo — profissionais que faltam sem dar um aviso prévio. Dessa forma, se a empresa constatar, por exemplo, que seus colaboradores estão pouco engajados, ela pode encontrar falhas em diferentes áreas.

O baixo engajamento dos colaboradores pode acontecer em razão do pouco investimento em estratégias de endomarketing, da má relação interpessoal ou, até mesmo, do erro durante o processo de seleção de candidatos — contratando alguém que não se identifica com os valores e com a cultura da empresa. Todos esses fatores influenciam na satisfação dos colaboradores e, consequentemente, na produtividade dessas pessoas.

People analytics e proteção de dados pessoais: como equilibrar?

Por mais que você acredite que seja uma missão quase impossível equilibrar a privacidade de dados e a análise de pessoas, podemos garantir a você que, por meio de atitudes simples, é possível realizar a coleta de dados dos seus colaboradores e tratá-los de maneira devida — com ética e estratégia. Então, quais atitudes são essas? Vamos falar sobre elas logo adiante.

1. Peça somente os dados necessários

Ao realizar a coleta de dados, não saia pedindo informações desnecessárias. Veja quais dados serão úteis para a realização da pesquisa e peça somente eles. Uma loja online, quando vai realizar o cadastro de um novo cliente, pede informações relacionadas ao endereço, o e-mail e outros dados pessoais, como CPF e o nome completo, ou seja, somente informações necessárias para o cadastramento.

Da mesma maneira, um infoprodutor, quando deseja aumentar sua base de leads e, para isso, oferece um produto gratuito, a exemplo de um e-book, são pedidos somente o nome completo e o e-mail. Em muitos casos, se pedir, por exemplo, o número de telefone, a pessoa já fica desconfiada e não conclui o cadastro.

Então, ao realizar um formulário de pesquisa ou inserir dados pessoais dos seus colaboradores em programas de computador — softwares —, identifique as informações necessárias ou as questões que são importantes para a sua pesquisa e insira somente elas na coleta de dados. Assim, ao realizar a análise de dados, você também não precisará ficar trabalhando com dados demasiados. Ou seja, a regra de ouro aqui é: seja seletivo!

2. Solicite a permissão para o uso dos dados

Já falamos um pouquinho sobre esse ponto anteriormente, mas vale ressaltar. O consentimento do seu colaborador para o uso dos seus dados pessoais é crucial. Portanto, ele precisa estar consciente de como as informações disponibilizadas serão manuseadas e por quanto tempo elas ficarão arquivadas na empresa.

Você pode comunicar que as informações que serão coletadas ficarão na empresa, por exemplo, pelo tempo em que o profissional estiver fazendo parte do quadro de pessoal da mesma. Já em relação ao tratamento dos dados, vale informar que eles serão utilizados para pesquisa de clima organizacional, medição da satisfação dos colaboradores, entre outros.

Deixe claro que os dados estão sendo coletados para aperfeiçoar a relação entre empresa e colaborador. Ou seja, em momento algum a organização tem a pretensão de utilizar os dados para prejudicar os colaboradores. Pelo contrário, eles serão aproveitados para entendê-los melhor e buscar maneiras de fazer com que a “estadia” deles na empresa seja a melhor possível.

Por último e não menos importante, informe que eles têm a opção de disponibilizar ou não as informações. Logo, não é necessário informar os dados, caso eles acreditem que não faz sentido ou que serão prejudicados de alguma forma. É uma escolha, ou seja, eles, em momento algum, são obrigados a ceder os seus dados pessoais.

3. Torne o processo mais tranquilo

Se tratando de empresas e colaboradores, é comum encontrar entre a maioria, pessoas desconfiadas ou com receio de conceder quaisquer dados, pensando que vão ser demitidas ou que a empresa está tramando algo contra elas. Então, é possível tornar o processo de coleta de dados mais tranquilo, usando as técnicas de anonimização e pseudonimização.

Anonimização e pseudonimização são, respectivamente, a alteração de informações que podem identificar diretamente uma pessoa e a substituição de dados identificáveis por identificadores únicos — códigos usados para identificar pessoas e objetos de forma mais rápida. Por meio dessas técnicas, os colaboradores ficarão mais tranquilos em disponibilizar seus dados, sabendo que os gestores não saberão quem é quem.

Além disso, os profissionais terão mais liberdade para responder as perguntas, sem a necessidade de cogitar em responder algo com o intuito de “ficar bem na fita” com seus superiores. Algumas das “mágicas” proporcionadas por essas técnicas são transformar idades exatas em faixas etárias e as informações originais em pseudônimos.

No entanto, apesar dessas técnicas estarem vinculadas à proteção de dados, em determinados casos, as informações podem ser identificadas, ou seja, voltar ao formato original. Então, é bom estar atento a isso ao pensar em utilizá-las para não correr o risco de acontecer qualquer vazamento de dados ou outra coisa que seja uma infração à LGPD.

4. Garanta a segurança dos dados

Não é à toa que a grande maioria dos aplicativos e e-commerces solicitam seus dados de acesso antes de autorizar a sua entrada. Isso garante que nenhuma pessoa utilize sua conta para realizar compras ou que quaisquer outros problemas aconteçam. Assim, com os dados pessoais dos colaboradores precisa ocorrer da mesma forma! Garanta a segurança de acesso nos programas de computador que você decida utilizar na análise de pessoas.

Não economize nas formas de garantir a seguridade dos dados de todo o seu público interno, seja por meio de senhas de acesso, seja por meio de autenticação de dois fatores. Como diz aquele velho ditado, “é melhor prevenir do que remediar”, ou seja, não espere ter problemas para se preocupar com a segurança dos dados.

5. Tenha uma equipe de confiança

Forme uma equipe tecnicamente pronta para lidar com os dados de people analytics. Ela precisa saber todas as diretrizes que a empresa elencou com o objetivo de manter os dados protegidos. Além disso, é interessante designar tarefas específicas para cada membro da equipe, assim, caso algum problema aconteça, você saberá exatamente quem procurar.

Se várias pessoas têm acesso à mesma coisa, maiores são as chances de acontecer um impasse e, posteriormente, será mais complicado encontrar os responsáveis. Então, delegue funções e disponibilize todo o treinamento para que as pessoas estejam preparadas para gerenciar corretamente os dados.

6. Analise os riscos quanto ao vazamento de dados

Como foi mencionado anteriormente, no uso das técnicas de anonimização e pseudonimização — apesar de estarem associadas à proteção de dados — podem ocorrer falhas e os dados pessoais serem revelados. Não é algo que acontece com frequência, mas existe a possibilidade de que ocorra.

Além desse ponto, existem outras questões que podem acontecer e prejudicar a segurança dos dados, como o vazamento de senhas de acesso aos softwares utilizados pela empresa. Logo, analise todos os riscos e busque maneiras de saná-los ou, pelo menos, diminuir consideravelmente as chances de que eles ocorram.

Cases de sucesso: empresas que arrasam na privacidade de dados e people analytics

Duas empresas que demonstram bastante cuidado no uso de dados pessoais quando se trata de people analytics, são:

1. IBM: além de cuidar dos dados pessoais dos colaboradores da própria organização, a IBM também auxilia outras empresas quanto à segurança de dados. Por estar presente em cerca de 170 países e empregando mais de 400.000 pessoas ao redor do mundo, além de estar situada no nicho de tecnologia, seria uma loucura a empresa não se preocupar com a proteção de dados, principalmente do seu público interno. Mas, ainda bem, não é isso que acontece!
2. Google: a Google, antes mesmo da LGPD começar a vigorar, já estava trabalhando em conformidade com as diretrizes dessa legislação. Assim como a IBM, a empresa, depois de cuidar de si, auxilia para que todas as organizações que utilizam seus serviços tenham total proteção de seus dados, apoiando-se, por exemplo, na oferta de controle de acesso a documentos armazenados, sistemas de verificação de dados, etc.

Mesmo que os exemplos dados sejam de organizações que trabalham em nível global, isso não exclui o ponto que ressaltamos no início deste post: se preocupar com a privacidade dos dados pessoais conforme a LGPD é dever de todas as empresas, independente do seu porte. Temos certeza que conseguimos provar isso para você durante o conteúdo, mas vale frisar novamente.

Conclusão

Como você pôde perceber, com ações simples, a exemplo de solicitar o consentimento dos colaboradores quanto ao uso dos seus dados pessoais e garantir a segurança dos programas de computador, é possível equilibrar a privacidade e a análise de pessoas.

Para conhecer melhor a nossa empresa e os serviços que oferecemos, clique aqui. No mais, fique sempre ligadinho no nosso blog, pois constantemente postamos conteúdos que abordam assuntos vinculados desde o endomarketing até o onboarding e people analytics.