Hugo Soares Vamos começar pelo óbvio: todas as empresas realizam (ou deveriam realizar) um processo admissional mais ou menos estruturado para novos colaboradores, correto?
Uma parte costumava realizar bons onboarding quando tinham um escritório descolado um bairro bem localizado de alguma capital do país.
Mas o fato é:
Infelizmente, só uma minoria das empresas em 2021 está conseguindo fazer um onboarding remoto de novos colaboradores de maneira minimamente eficiente sem causar graves danos à experiência do colaborador logo no início de sua jornada na empresa.
Mas antes de continuar, afinal, o que é Onboarding, onde começa e até onde vai?
Em uma frase, podemos dizer que Onboarding é um termo de gestão que se refere ao processo de integração de um colaborador recém-contratado em uma organização.
Em grandes empresas, o processo de onboarding pode durar até um ano inteiro para colaboradores juniores, que sem dúvidas são os mais beneficiados por um bom programa de integração por terem pouca ou nenhuma experiência profissional anterior e desenvoltura para superar problemas comuns de integração.
A dor de cabeça do RH está impactando principalmente na área de T.I.
Com o modelo de trabalho híbrido e remoto, mudar de empresa está somente a um clique de distância. Seus melhores talentos recém contratados e sem vínculos com a empresa estão cada vez mais tentados por tech recruiters de empresas competitivas em São Paulo, Recife ou até mesmo em São Francisco.
Esse é só o primeiro problema de um onboarding ruim, dentre os que listei abaixo:
1. Retenção e performance
Segundo a Glassdoor, um processo de onboarding classificado como ótimo pelos novos candidatos pode melhorar a retenção de funcionários em até 82% e a produtividade em 70% nos primeiros meses.
2. Prolongamento do tempo para atingir performance ideal
Normalmente, levam cerca de oito meses para um candidato recém-contratado atingir a produtividade ideal esperada para a posição, segundo a Harvard Business Review.
3. Turnover voluntário precoce
69% dos candidatos contratados são mais propensos a permanecer na empresa por três anos quando passam por um processo de onboarding avaliado como ótimo, segundo a HRTech Global O.C. Tanner.
4. Satisfação do colaborador
Segundo report da Digitate, após a experiência ruim de um onboarding, 20% dos novos contratados imediatamente não recomendaria a empresa a um amigo de um membro da família.
5. Profissionais iniciam pouco preparados
Segundo a Sapling HR, em média um bom onboarding dura cerca de 1 mês e o recém contratado assina 3 documentos, recebe 41 tarefas administrativas, burocráticas ou ferramentais e realiza cerca de 10 treinamentos e calls sobre metas, conhecimento de mercado, cultura e compliance da empresa.
Enquanto isso, a larga maioria das empresas possuem onboards de somente 1 semana, gerando todos a maior parte dos problemas listados.
Como estamos resolvendo esses problemas?
Ouvindo as demandas de dezenas de gestores de RH do Brasil ao longo de 2020, desenvolvemos a Eva, que é uma Assistente Virtual Corporativa conversacional integrada ao Slack como um chatbot, que atua de ponta a ponta, desde o pré-onboarding, quando os candidatos aprovados no processo seletivo ainda nem possuem um e-mail corporativo, nem assinaram seus contratos, ajudando-os com os primeiros passos admissionais e burocráticos.
Com a Eva, o RH pode delegar o trabalho recorrente e operacional, ganhando escala nas operações e focando no trabalho intelectual e estratégico.
Após o pré-onboarding, a Eva acompanha o colaborador pelas próximas semanas em etapas importantes da integração como ocadastro em ferramentas, conhecimento sobre a empresa e sua área, organograma da empresa, boas práticas de uso das redes sociais e até mesmo LGPD, tudo de maneira fluida e o colaborador pode fazer em seu próprio tempo enquanto está iniciando em suas atividades.
Funcionalidades da Eva:
- Editor de processo de onboarding
- Dashboard de acompanhamento de onboarding
- Integração com Slack corporativo
- Perguntas Frequentes(FAQ) com NLP
Futuro da Eva
Depois do lançamento das funcionalidades básicas de onboarding, a Eva focará no “Ongoing” do colaborador na empresa, ajudando os gestores a coletar feedbacks, sentimento, clima e até mesmo em seu desenvolvimento com pílulas de conhecimento. Também estamos trabalhando para lançar versões para Microsoft Teams, Google Chat, Intranet, Discord e futuramente até Telegram/Whatsapp.
Também possíveis futuras funcionalidades:
- Integração com softwares de recrutamento e seleção
- Integração com eSocial
- Pré-onboarding iniciando por e-mail/Whatsapp
- Integração com assinatura digital de documentos
- Microlearning
- Integração com Google Classroom
- Integração com Google Agenda
Porquê construímos uma Assistente Virtual ao invés de um website?
Acreditamos que o processo de onboarding é um caso de uso exemplar para um chatbot, superando a solução tradicionalmente pensada web. Eis os motivos:
I. O processo de onboarding precisa ser humanizado e sempre evoluir
Onboarding é o primeiro contato do recém contratado com a empresa depois do processo de recrutamento, por isso, além de ser receptivo e falar a sua linguagem, ele precisa estar sempre evoluindo.
A aplicação perfeita da evolução é a capacidade da Eva de responder e aprender novas perguntas frequentes(ou FAQ), onde é muito comum que existam as dúvidas que se repetem todos os dias pelos colaboradores e novas perguntas sempre existirão com a chegada de um novo plano de saúde ou ferramenta.
Agora a com a Eva equipada com a tecnologia de NLP, é possível o aprendizado contínuo para responder novas perguntas, desonerando os setores Financeiro, T.I. e RH.
II. Integrado e com baixo impacto de implantação para colaboradores
A Eva não será mais uma ferramenta dentre dezenas usadas pela empresa. Uma Assistente Virtual via chatbot aproveita a interface e usabilidade de ferramentas já existentes como Slack e Microsoft Teams, dispensando a necessidade de treinamento dos colaboradores para uso da ferramenta e criação de novas senhas e acessos para login.
III. Máxima personalização
A personalização é um pressuposto de um chatbot, os nossos clientes podem uma Eva personalizada de acordo com a linguagem da empresa e perfil de seus colaboradores, modificando também as etapas e conteúdo do onboarding digital de acordo com suas necessidades.
Além disso, os chatbots suportam múltiplos tipos de formatos de conteúdos, como texto, emojis, imagens, vídeos, gifs e links. Tornando a experiência fluida e natural para os colaboradores de qualquer faixa etária.
E aí, o que achou da Eva?
Se interessa pelo tema de digitalização de processos corporativos? Estamos fazendo uma pesquisa de benchmark e você receberá os resultados sempre que tivermos novas atualizações nos dados e principais insights visualmente.
Quer testar a Eva na prática? É só clicar aqui ou no link abaixo e o Lucas França vai te ajudar a fazer uma demo do produto.
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