A experiência do colaborador não começa no “Dia 1″. Começa no momento em que ele aceita sua proposta. É nesse intervalo do pré-boarding que você reduz ansiedade, alinha expectativas e cria conexão com o time. Quando esse período é estruturado, o onboarding torna-se mais rápido, previsível e com melhor retenção. Quando é só burocracia, frustra, gera retrabalho e atrasa a produtividade.
O que é pré-boarding (e como ele difere do onboarding)
Pré-boarding é o período entre o aceite da carta-proposta e a véspera do início. O objetivo é garantir que tudo esteja pronto (documentos, acessos, kit, agenda) e que o novo talento chegue tranquilo, bem-informado e conectado ao time.
Onboarding começa no Dia 1 e costuma cobrir os 90 primeiros dias (ou mais). Ele consolida os 4 Cs clássicos: Compliance (conformidade), Clarification (papéis e metas), Culture (cultura/valores) e Connection (relações).
Em resumo: no pré-boarding você cria base (clareza + acolhimento); no onboarding você acelera o ramp-up (metas, rituais e performance).
Os 3 pilares do pré-boarding que geram impacto visível
- Burocracia sem atrito
Finalize coletas, assinaturas, exames e acessos antes do Dia 1. Padronize templates, unifique fontes de verdade e dispare automações (“documento X concluído → abrir acesso Y → notificar TI”). Resultado: previsibilidade, menos retrabalho e RH focado no que importa. - Antecipação que reduz ansiedade
Entregue “o que esperar” (agenda da 1ª semana, manual do colaborador, FAQ, guias rápidos de ferramentas). Use micro-pílulas de 1–3 minutos. Resultado: segurança emocional e sensação de pertencimento. - Conexão humana desde já
Ative gestor e padrinho/madrinha no pré-boarding. Mensagens de boas-vindas personalizadas, um “café de chegada” e apresentação nos canais internos diminuem o gelo social do início e elevam o engajamento.
Quem faz o quê (TA, DP e DHO sem sobrecarga)
Talent Acquisition (TA): repassa para o DP as informações críticas (formato de trabalho, salário/benefícios, área/cargo, bônus, data de início). O ATS precisa estar íntegro: ele alimenta automações.
Departamento Pessoal (DP): toca solicitações admissionais, assinaturas digitais, registros oficiais, acessos e kit (em conjunto com TI/Facilities). Mantém prazos e comunicação com o novo colaborador.
DHO/Experiência do Colaborador: agenda de onboarding pronta antes do Dia 1 (com parte assíncrona), materiais de cultura e rituais, definição e ativação do padrinho com checklist social objetivo.
Pré-boarding pede padronização forte no esqueleto do processo (gatilhos, prazos, responsáveis). A personalização entra no tom das mensagens e na curadoria de conteúdos — não no fluxo base.
Timeline modelo (CLT) em 16 dias úteis
D-15 a D-12: boas-vindas do RH, “o que esperar”, formulários/termos e instruções de exames; pedido de equipamentos e abertura de acessos.
D-11 a D-8: mensagem do gestor (mini-agenda da 1ª semana), mensagem do padrinho (canal aberto), manual do colaborador e vídeos curtos de ferramentas.
D-7 a D-3: confirmar entregas e acessos; colocar a agenda do Dia 1 no calendário; reforçar conteúdos de cultura e segurança psicológica.
D-2 a D-1: checklist de chegada (endereço/link, dress code, credenciamento); mensagem breve do CEO/fundador reforçando propósito.
Dia 1: boas-vindas públicas no canal do time; 1:1 com gestor; plano 30/60/90 apresentado.
Como medir o sucesso do pré-boarding (e provar valor)
• Pulso D+7: clareza do processo, utilidade dos materiais, acolhimento do time.
• 30/60/90 dias: velocidade de ramp-up (tarefas críticas e metas), adesão cultural, apoio do gestor/padrinho.
• Operação: % de docs concluídos antes do Dia 1; % de acessos prontos; tempo médio da jornada admissional; incidência de retrabalho.
• Negócio: tempo até produtividade mínima, NPS do onboarding, retenção em 90 dias.
Use o “antes/depois” para priorizar melhorias e sustentar a conversa com a liderança.
Pré-boarding em times remotos (remote-first por padrão)
Mantenha um canal disponível mesmo sem e-mail corporativo (WhatsApp/Teams/Google Chat), entregue micro-pílulas com transcrição e checklists, deixe a agenda digital com links testados 24h antes e equilibre um rito síncrono leve (15–20 min) com apoio assíncrono robusto (FAQ vivo).
Programa de apadrinhamento começa no pré-boarding
Padrinho/Madrinha: contextualiza o “não escrito”, acompanha as 2 primeiras semanas e valida o checklist social (canais, rituais, pares críticos).
Gestor: define metas do 30/60/90, marca ritos de feedback e remove barreiras.
RH/DHO: oferece roteiro pronto para padrinho e gestor (não deixe na improvisação).
Burocracia inteligente: digitalize, padronize, automatize
Burocracia vira vilã quando é manual e fragmentada. Digitalize assinaturas e coletas, padronize modelos e automatize gatilhos entre ATS, folha, benefícios e TI. Objetivo: chegar ao Dia 1 com tudo pronto — e o RH com tempo para acolher.
NR-1: impactos práticos no pré-boarding (GRO/PGR e riscos psicossociais)
• Mapeie riscos desde o início: comunique ergonomia, segurança e orientações aplicáveis ao papel (inclusive remoto).
• Inclua riscos psicossociais: reduza estressores com informação clara, canais de apoio e expectativa realista de carga nas primeiras semanas.
• Trilha obrigatória: apresente treinamentos mandatórios com antecedência (temas, datas, duração). O colaborador chega comprometido com o que precisa cumprir.
Comece amanhã (sem trocar de ferramenta)
- Desenhe o fluxo em 1 página: gatilhos (D-15, D-7, D-1), responsáveis, prazos.
- Escreva 6 mensagens base: RH, gestor, padrinho, checklist, agenda do Dia 1, FAQ.
- Padronize checklist admissional e checklist social.
- Publique a agenda da 1ª semana (leve, realista, com pares a conhecer).
- Meça D+7/30/60/90 e rode melhorias quinzenais.
Como a Eva ajuda (sem fricção e com métricas)
A Eva centraliza comunicações, documentos, acessos e atores (RH, gestor, padrinho, TI) em um fluxo único — com caminhos específicos para CLT, PJ, estagiário e gestor. Você agenda gatilhos (ex.: D-16, D-7, D-1), personaliza mensagens via variáveis do cadastro e conversa com o pré-colaborador no canal certo (e-mail pessoal, WhatsApp, Teams). Resultado: menos atrito operacional, menos ansiedade e ramp-up mais rápido — com leituras em 7/30/60/90 dias para melhoria contínua.
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