Quais os benefícios da admissão digital?

Um dos produtos da transformação digital no contexto empresarial é a admissão digital. Apesar de conhecido por ser uma atividade repetitiva, burocrática e por vezes mais demorada do que se gostaria, muitas empresas estão conseguindo realizar esse processo de maneira otimizada com o uso da tecnologia.

Irei escrever nesse breve artigo, quais são os benefícios que a admissão digital está propiciando para as empresas clientes, e é claro, com foco na área de People, ou simplesmente Recursos Humanos (RH). 

O que as leis brasileiras falam da admissão digital?

De uma maneira simples, a admissão digital deve ser entendida como a automação dos procedimentos de contratação de um funcionário em uma empresa. Ou seja, todo processo é desenvolvido por meio de plataformas e softwares específicos para essa funcionalidade.

Desde a comunicação com o colaborador até a entrega dos documentos é feita por meios digitais, tornando o processo mais ágil, dinâmico e seguro. Apenas documentos como o atestado de saúde ocupacional necessitam de serem arquivados em uma versão física.

Passando superficialmente pela legislação, é interessante esclarecer que foi a partir da medida provisória n. 2200/2001 que o processo de admissão passou a ser permitido por meios eletrônicos na perspectiva trabalhista. Em  virtude disso, a assinatura digital passou a comprovar a veracidade das informações. 

Já a lei n. 12.682/2012, que trata da elaboração e arquivamento de documentos eletromagnéticos, estabeleceu o seguinte:

Art. 1 A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. 

Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Portanto, a validade legal do processo de admissão digital está fundamentada nesta lei que legitima a digitalização de documentos na contratação de pessoal nas empresas. 

Desse modo, facilita tanto para a empresa quanto para o funcionário, que não tem a necessidade de se deslocar até a empresa para entregar cópias físicas dos documentos. 

10 benefícios de uma admissão feita de forma digital 

Sem dúvida, a admissão digital gera inúmeros benefícios tanto para a empresa quanto para os funcionários. Por isso, vamos apresentar os mais significativos, que são:

1º – Redução de custo pelo menor tempo necessário dos diversos funcionários e terceiros envolvidos no processo;

2º – Gera maior envolvimento dos funcionários de RH que passam a ter tempo para as atividades estratégicas da área;

3º – Maior produtividade do pessoal de RH ao serem liberados de tarefas rotineiras e burocráticas;

4º – Sustentabilidade pela redução do uso de papel em fichas, contratos e cópias de documentos;

5º – Propicia ao contratado uma experiência positiva a partir de um processo automatizado, que se torna ágil e mais seguro;

6º – Permite a sincronização com as informações no eSocial, eliminando o retrabalho por causa de dados duplicados, dentre outros;

7º – Otimiza o processo de gestão de documentos empresariais;

8° – Garante dados confiáveis e em tempo real dos funcionários para os processos organizacionais;

9º – Possibilita o armazenamento da documentação em nuvem;

10º – Torna o processo mais simplificado tanto para a empresa quanto para o funcionário uma vez que evita a solicitação de informações diversas vezes.

Desta forma apresentamos os principais benefícios de um processo de admissão digital que pode ser realizado na sua empresa. Visto que a transformação digital é uma realidade para todos os setores e ramos de atividades, inclusive para a área de RH empresarial.

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