Benefícios de ter uma ferramenta digital para admissão e onboarding

Ter uma ferramenta digital para o processo de admissão e onboarding é, sem dúvida, crucial nos dias de hoje. Afinal, não é nem preciso dizer como a tecnologia tem sido uma das maiores aliadas para o RH de empresas, certo?

Fato é que a tecnologia tem gerado grandes impactos no setor de RH, que vão desde o rastreamento de candidatos adequados para a vaga, quanto a gestão de pessoas. Dessa forma, oferece uma série de benefícios que vão muito além do RH.

Toda a sua empresa pode beneficiar-se de soluções digitais para economizar mais tempo e dinheiro, assim como para garantir ao novo membro uma melhor experiência. Para entender melhor sobre quais são esses benefícios, continue lendo!

Ferramenta de onboarding

Integrar um novo membro a empresa é sempre um processo com muitos desafios, onde é preciso planejar e entender sobre sua importância. Afinal, os novos contratados precisam ser acolhidos e integrados à equipe o mais rápido possível.

Para que assim sintam-se mais seguros e, como resultado, mais produtivos. Diante deste cenário, surge então o processo de onboarding. Trata-se de um conjunto de estratégias que acolhem e introduzem o mais novo membro à cultura organizacional da empresa.

Nos últimos anos as empresas viram-se obrigadas a adotar uma nova forma de trabalho remoto durante o isolamento social. Para assim seguir com os processos de recrutar e selecionar os novos membros, mesmo que à distância.

Com isso, o onboarding digital é uma estratégia que visa ajudar o setor de RH nesse processo. Para ficar por dentro dessa estratégia, confira logo abaixo um pouco mais sobre o que é e como funciona!

Entenda o que é onboarding digital

Ao longo do tempo, é inegável que o processo de contratar os funcionários passou por uma série de mudanças e evoluções. Em especial com a percepção a respeito da importância do capital humano para as empresas.

Afinal, mais do que apenas mão de obra, os colaboradores precisam ser vistos como os seres humanos que são. E os seres humanos têm emoções e expectativas que geram influência direta nos resultados da empresa.

Dessa forma, os conceitos de onboarding surgem, assim como sua forma digital. Como dito acima, trata-se de um conjunto de estratégias cujo objetivo é integrar os novos membros de modo mais rápido e fácil.

Assim reduz o tempo de adaptação e faz com que eles sejam mais produtivos o quanto antes. Já no caso do onboarding digital, a ideia é a mesma, porém, as contratações são feitas à distância.

Essa estratégia cresceu durante a pandemia, quando muitas empresas tiveram que adotar o modelo de home office. Desse modo, através da tecnologia, as empresas buscam integrar o novo funcionário à distância.

De modo geral, esse é um modelo de integração que funciona 100% online. É uma opção para garantir que os novos membros se adaptem à cultura da empresa mesmo sem estar no ambiente físico e diante da crise.

Aliás, a crise foi um fator essencial para popularizar esse modelo de treinamento. Segundo algumas pesquisas, cerca de 38% dos recrutadores afirmaram que os maiores desafios na pandemia foi realizar a admissão e o onboarding de forma remota.

Ao passo que, 93% dos colaboradores revelaram que uma melhor experiência de interação é importante para que decidam se irão permanecer ou não na empresa.

Para que serve o onboarding digital?

Como dito, o princípio do onboarding digital segue o mesmo padrão do processo convencional de integração. Que é familiarizar o membro sobre como funciona a empresa e qual a melhor forma de perceber o valor agregado à ela.

Mas, para ser feito de forma virtual, esse processo traz uma série de benefícios para a empresa. Confira logo abaixo um pouco mais sobre as principais vantagens.

1. Documentação de processos e protocolos na empresa

O primeiro benefício que o onboarding digital oferece é a chance de documentar todos os processos e protocolos da empresa. Quando feito de forma online, a integração passa a ter também uma grande base de conhecimento digitalizada em forma de material didático EAD.

Desse modo, é possível acessá-la depois pelos membros da integração, para consultar qualquer detalhe.

2. Agilidade no processo de integração

Outro benefício que o onboarding digital garante é o processo de integração mais ágil. Ao contrário do modelo convencional, esse pode ser feito sem que seja preciso disponibilizar um horário, data e local fixos.

Por exemplo, é possível usar uma plataforma e-learning para hospedar os conteúdos, que são compartilhados com os membros através de um login e senha. Sendo assim, cada um poderá acessar o espaço de acordo com a disponibilidade.

Confira nosso artigo com os 6 vídeos essenciais para um bom processo de onboarding.

Como resultado, agiliza o cumprimento de todas as etapas do processo.

3. Possibilidade de alinhamento entre as partes de forma efetiva

Da mesma forma que ocorre no processo tradicional, o digital também fornece um alinhamento mais eficaz entre as partes. Isso através da criação de um ambiente de diálogo, trocas e vínculos.

4. Facilidade na criação de laços entre as partes no trabalho remoto

Hoje em dia, sabe-se que o trabalho remoto conquista cada vez mais espaço em vários segmentos diferentes. Dessa forma, saber o que é onboarding digital e como funciona é essencial para essas relações de trabalho à distância.

Isso porque, a plataforma digital na qual esse processo é feito também é um espaço para a manutenção de conversas e para construir outros processos.

5. Os processos tornam-se fáceis de usar

Imagine quantos processos ligados ao setor de RH e integração devem ser feitos de forma manual em sua empresa, tais como:

• Analisar sua lista de verificação de pré-contratação e integração;
• Garantir que o treinamento dos novos membros seja concluído e arquivado junto a documentação;
• Envolver os gerentes na integração;
• Apresentar as novas contratações à empresa e seus colegas de trabalho;
• Identificar indicadores-chave de desempenho para avaliar a produtividade dos novos membros;
• Entre muitas outras tarefas.

Porém, com o onboarding digital, é possível automatizar todos esses processos, sem precisar contratar outros membros para a equipe. Logo, é possível obter maior eficiência e reduzir os custos.

5. Milhares de horas ganhas

Após automatizar todos esses processos do RH, por meio de onboarding digital, a equipe de RH terá mais tempo para dedicar-se a outras tarefas. Assim como outros funcionários também ganharão mais tempo.

Afinal, a equipe de gestão não perderá horas ao atualizar tarefas, processos de onboarding e manuais de membros. Também não terão mais que marcar encontros e compromissos com colegas de trabalho.

Sendo assim, todos terão mais tempo para analisar outros dados e tarefas da empresa. Assim como a equipe de recrutamento não perderá tempo em substituir os novos membros que desistiram porque o processo de integração não foi bom o suficiente.

Aliás, cerca de 30% dos novos contratados decidem se querem ou não continuar na empresa dentro dos primeiros 90 dias. Em suma, um RH automatizado e a integração digital do onboarding significam horas economizadas e, é claro, redução de custos.

6. Envolvimento do funcionário

Com as horas livres que os funcionários ganham, eles poderão decidir qual a melhor forma de gastá-las. Após a implementar a sua jornada de integração com o onboarding digital, é possível automatizar um novo administrador de contratação.

Para assim realocar as horas ganhas para iniciativas presenciais, como eventos de boas-vindas trimestrais, networking, entre outros.

7. Identificar erros e acertos

Coletar feedback é um dos meios para melhorar a integração e o envolvimento dos funcionários. Porém, esse processo pode ser um pouco complicado caso não tenha as ferramentas certas.

A boa notícia é que as ferramentas de automação são responsáveis por esse trabalho. Elas podem fazer perguntas automáticas para os novos membros, sobre como foi o processo de integração e como a empresa pode melhorar.

Aliás, o feedback é um ponto vital para mostrar aos novos membros que você se preocupa com o desenvolvimento e valoriza as suas opiniões.

8. Economias de custo

Com processos mais eficientes e maior retenção de novos membros, além das horas economizadas e melhor engajamento dos funcionários, resulta em uma enorme economia de custos a curto e longo prazo.

9. Colaborador sente-se mais acolhido e motivado

Por último, mas não menos importante, o novo membro sente-se mais acolhido e motivado, o que gera muitas vantagens para a sua empresa. Afinal, começar em um novo emprego é sempre difícil, ainda mais de forma remota.

Com o onboarding digital, por outro lado, é possível acolher essa pessoa mesmo à distância. Logo, o processo fica mais leve e as chances do novo contratado sentir-se mais seguro e motivado são maiores.

Dicas para fazer a sua integração virtual

Agora que você já sabe o que é onboarding digital e quais são os principais benefícios que pode oferecer, o que acha de conferir algumas dicas para fazer essa integração virtual em sua empresa?

Basta continuar com a leitura para entender melhor como implantar essa estratégia em sua empresa de forma mais simples!

1. Monte um cronograma efetivo para o onboarding

O primeiro passo é montar um cronograma eficaz para o processo, afinal, a organização é a chave para o sucesso de todo projeto. Isso inclui também o onboarding digital.

Dessa forma, quando iniciar sua estratégia, elabore um cronograma que aborde todos os modelos de treinamento e o tempo ideal para cumprir cada passo. Para ajudá-lo a organizar melhor as ações de seu cronograma, veja logo abaixo algumas ferramentas que podem ser úteis:

• Trello;
• Gantter;
• Asana;
• Artia.

2. Elenque canais de comunicação compatíveis com o público-alvo

O próximo passo é ir mais além do que se entende sobre o onboarding e aplicar na prática, é elencar quais são os canais de comunicação mais eficientes com o seu público-alvo.

Vale lembrar que por ser uma estratégia digital, é preciso incorporá-la com o auxílio de outras ferramentas, tais como:

• E-mail;
• Redes sociais;
• Mensagens em app de mensagem (como o WhatsApp);
• Etc.

Porém, não é só juntar vários canais de contato sem elaborar uma boa estratégia. Também é necessário levar em conta quais são os canais que melhor atendem às necessidades e hábitos de uso do seu público-alvo.

Dessa forma, é preciso pesquisar o perfil das pessoas que irão participar desse processo de onboarding.

Para então encontrar as melhores ferramentas que possam gerar uma maior proximidade entre as partes.

3. Prepare o conteúdo da integração

Antes de construir o material didático de um onboarding digital, é necessário saber quais são os principais princípios ao elaborar o conteúdo EAD. Afinal, nesse modo, não irá ter a proximidade física dos treinamentos tradicionais.

Por isso que o onboarding digital precisa ter artifícios que complementem a estratégia. Nesse caso, o intuito é motivar os membros e garantir sua atenção, mesmo que à distância.

Veja a seguir algumas dicas simples e eficientes para preparar um ótimo conteúdo no onboarding digital:

• Use linguagem fácil e direta;
• Disponibilize material complementar para tornar o entendimento do público mais simples;
• Explore diferentes tipos de conteúdos digitais.

4. Escolha a melhor plataforma para o treinamento

Por último, mas não menos importante, além de saber o que é onboarding digital, também é necessário entender qual o melhor jeito de fazê-lo funcionar. Nesse caso, o ideal é contar com a ajuda de uma ótima plataforma.

Afinal, é preciso ter as funções necessárias para ajudar no treinamento e aprendizado dos novos membros. Com a plataforma EVA é possível obter uma série de vantagens durante esse processo.

Com a plataforma, é possível apresentar aos novos membros a cultura da sua empresa, equipe, metas, tudo de forma clara e humana. Assim facilita que eles assimilem a cultura complementarmente

Com a EVA, você também pode realizar as seguintes tarefas:

• Acompanhar o progresso dos seus novos colaboradores;
• Criar jornadas personalizados, de acordo com a suas necessidades;
• Facilitar o acesso a informações para seus colaboradores;
• Coletar feedbacks do seu processo para saber onde precisa melhorar;
• Entre vários outros.

Conclusão

Em suma, como você pôde ver, é importante contar com um processo de onboarding em sua empresa para integrar os novos membros de um jeito mais prático e rápido. Nos dias atuais, porém, é preciso mais do que apenas isso.

Com a pandemia e o home office, o onboarding digital tornou-se mais do que fundamental para garantir o sucesso de sua empresa na admissão de novos funcionários.

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Por fim, o que achou desse conteúdo? Foi útil para você? Ficou com alguma dúvida? Então não esqueça de deixar o seu comentário a respeito!