Documentos admissionais: confira o checklist completo!

Documentos admissionais: confira o checklist completo!
Henrique Tavares 16 de março de 2022 9 min de leitura

Profissionais do setor de Recursos Humanos sabem o quão burocrático é o processo de admissão de um funcionário. São inúmeros detalhes que não podemos deixar passar, no entanto, nesse artigo, iremos focar nos documentos admissionais. 

Essa documentação é extremamente importante e necessária, pois é o que irá concretizar o contrato de trabalho, fazer o cadastro do funcionário no e-Social e seguir as conformações das Leis Trabalhistas.

Confira a seguir as etapas de admissão, o checklist da documentação e saiba como facilitar esse processo! 

Boa leitura!

Quais as etapas do processo de admissão e como agilizar os documentos admissionais?

Antes de iniciar o processo de admissão, é essencial conferir se o processo de recrutamento e seleção está em conformidade com o perfil da empresa.

Afinal, se não estiver tudo correto, há possibilidade da empresa contratar funcionários que não irão atingir suas expectativas e metas, além de não encaixar na cultura da empresa. 

Dessa forma, a primeira coisa a se realizar é verificar como está sendo realizada a seleção, procurar por pontos de melhorias e, assim, corrigir possíveis erros.

Após esse momento de seleção ser analisado, bem como corrigido, encontre o profissional que atenda as vontades da empresa.

Assim, será possível formalizá-lo no negócio.

Para assim se concretizar a consolidação da vaga de trabalho, os documentos admissionais obrigatórios por lei serão solicitados.

No entanto, a empresa deve estar atenta ao processo de retorno dos documentos, pois a Lei nº 5.553, determina um prazo máximo de 5 dias.

Sendo o prazo para devolução da carteira de trabalho de, apenas, 48 horas.

Além disso, é importante ressaltar que entre os documentos admissionais, está o Atestado de Saúde Ocupacional. 

Esse exame precisa ser solicitado ao novo funcionário para verificar se o mesmo está adequado às necessidades e especificidades da empresa.

Após esse momento de solicitação, recebimento e retorno dos documentos, então será necessário realizar o registro do novo funcionário.

Por isso, é imprescindível realizar o registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro eletrônico ou livro da empresa.

Os dados que devem constar no registro

  1. Dados do empregador
  2. Dados do empregado
  3. Data de admissão
  4. Valor do salário
  5. Detalhes sobre contribuição sindical e benefícios 

A partir da devolução dos documentos e finalizado o registro, será necessário concretizar o contrato de vínculo empregatício.

Nesse contrato, deverá conter todas as cláusulas bem detalhadas do que foi acertado com o novo colaborador.

Como por exemplo: benefícios, salário, carga horária de trabalho, período do contrato, termos de confidencialidade, dentre outros pontos.

Consiga mais informações sobre contratos de trabalho nos artigos da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Checklist de documentos admissionais

A partir desse momento, você já se lembrou de todas as etapas de um processo admissional.

Agora vamos ao checklist de documentos admissionais!

  1. Original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
  2. Cópia do RG e CPF
  3. Título de eleitor 
  4. Comprovante de residência
  5. Inscrição no PIS/Pasep
  6. Cópia do comprovante de escolaridade
  7. Registro profissional para profissões que exigem, como por exemplo: CRM para médicos, OAB para advogados e CRF para farmacêuticos
  8. Certidão de nascimento para funcionários civilmente solteiros
  9. Certidão de casamento para os casos em que o funcionário é casado
  10. Certificado de reservista para homens entre 18 e 45 anos
  11. Atestado de Saúde Ocupacional (emitido após os exames admissionais, de acordo com o tipo de cargo que o funcionário irá exercer)
  12. Cópia de certidão de nascimento dos filhos até 21 anos (caso tenha)
  13. Carteira de vacinação dos filhos menores que 7 anos e comprovante de frequência escolar para filhos maiores de 7 anos (para salário-família)
  14. Foto 3×4
  15. CNH, se for necessário para preencher a vaga

Vale ressaltar que todos esses documentos admissionais estão previstos em leis e a empresa deve estar atenta ao prazo de devolução desses documentos.

Além disso, há variabilidade dos exames admissionais de acordo com as funções exercidas em cada caso. 

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Como agilizar o processo de admissão?

Geralmente, o processo de admissão é burocrático, demorado e suscetível a erros, principalmente devido aos documentos necessários para esse processo.

Isso porque o funcionário do setor de Recursos Humanos pode acabar falhando na solicitação de documentos admissionais ou, até mesmo, cadastrá-los errado no sistema.

Muitas vezes ocorre também do contratado se esquecer de entregar alguma documentação e, assim, atrasar ainda mais o processo de admissão. 

Pensando reduzir os erros e também acabar com a demora e burocratização do processo admissional, os sistemas online de admissão vêm sendo bastante utilizados.

Para isso, temos a Eva Onboarding, onde é possível concretizar todo o processo de admissão de funcionários de forma 100% digital, rápida e eficiente.

O sistema irá cuidar do momento que o setor de Recursos Humanos solicita os documentos até o final do processo admissional.

Os documentos serão solicitados através do próprio sistema, o contratado entrega os documentos digitalizados e o Recursos Humanos recebe automaticamente, em tempo real.

Dessa forma, não haverá erros e nem possibilidade de esquecimento de algum documento.

E caso ainda haja falta de documentos, será fácil, rápido e prático para conseguir corrigir.

Caso sua empresa utilize o e-Social, depois de concretizado o contrato, os dados do novo funcionário serão informados automaticamente para a outra plataforma.

Mediante isso, a empresa estará regularizada com o governo, sem muito trabalho ou problemas que dão dores de cabeça.

Sistemas como o Eva Onboarding irão auxiliar não somente com o processo de admissão, mas também com outras etapas que envolvem o ciclo de vida do colaborador na empresa.

Desse modo, manterá o Recursos Humanos online, dando a possibilidade de tornar a área mais estratégica e voltada para ações em prol da empresa.

A seguir, enumeramos algumas dicas para ajudar na otimização do processo.

Chatbot

É uma ferramenta que tem a finalidade de melhorar a comunicação com o novo colaborador.

Por meio de aplicativos como WhatsApp, essa tecnologia de inteligência artificial pode ser programada para manter um diálogo.

Com isso, é possível agilizar o processo admissional ao prestar informações sobre documentos, regras da empresa, dentre outros quesitos importantes.

Software de gestão

Utilizar-se de softwares de gestão agiliza o processo admissional de funcionários da seguinte forma:

  • Entrar em contato com o responsável pela área
  • Enviar e receber dados dos colaboradores
  • Acesso a resultado dos exames 

Digitalização de documentos admissionais

Com o avanço da tecnologia, tem sido cada vez mais comum a digitalização de documentos para:

  • Reduzir tempo gasto com a elaboração da documentação e contratação do funcionário
  • Economia no orçamento 
  • Acesso remoto e simultâneo a documentos 

Assinatura digital

Esse processo é um dos mais modernos do processo de admissão. Com ele, haverá uso de criptografia para que ocorra a autenticação das assinaturas e que haja lisura no processo. 

É possível confirmar as assinaturas legalmente, baseadas na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Avaliador

Apesar de todo suporte técnico e tecnológico, é bom ter um avaliador trabalhando em conjunto com o aparato.

O avaliador deve ter uma qualificação adequada, olhar crítico para analisar o desempenho dos novos funcionários e retirar o máximo de informações possíveis para se assegurar de uma contratação assertiva. 

Admissão 100% digital

Diferentemente da admissão tradicional, a digital lhe garante tempo, bem como a mesma eficácia de antes.

Confira agora os tópicos de diferença entre os dois tipos de admissão.

Quais são as vantagens da admissão digital?

Sustentabilidade

Além de levar tempo pra assinar todos os papéis numa admissão tradicional, existe o custo que vai da impressão até o armazenamento desses papéis.

Atualmente muitas empresas preferem contratar plataformas para recebimento, bem como armazenamento desses documentos admissionais, como o da Eva Onboarding.

Segurança

Em relação à COVID-19, a melhor forma de proteger você, mas também o funcionário, é solicitar que ele envie os documentos de forma online. 

Contudo, outro quesito da segurança é como os dados serão armazenados. A forma como as plataformas são seguras, não haverá risco de perdas ou extravios de documentos.

Além disso, a admissão digital lhe permite acessar facilmente qualquer documentação, apenas com um toque.

Vale ressaltar o que citamos acima, sobre sua empresa ter o e-Social. Plataformas como a Eva Onboarding fornecem total integração com esse sistema do Governo Federal, impedindo assim, que ocorram possíveis erros. 

Rapidez e agilidade com os documentos admissionais

É corriqueiro que admissões tradicionais demorem e além disso, que sejam muito burocráticas.

Desse modo, a agilidade na admissão 100% digital, é capaz de acelerar o processo de Onboarding, fazendo com que o empregador e o funcionário fiquem satisfeitos.

Conheça mais sobre a Eva Onboarding e a admissão 100% digital através do site!

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