Automatize o processo de integração de funcionários

É importante ressaltar que hoje em dia, para muitas áreas o processo de onboarding continua sendo algo totalmente manual, deixando o trabalho muitas vezes cansativo. Sendo assim, devido a isso, acarreta a sobrecarga do setor RH.

A automatização surgiu para ajudar os departamentos de RH com a grande demanda burocrática e assim facilitar nas contratações e o processo de integração de funcionários.

Pois, para realizar uma boa integração é importante compartilhar conhecimentos, comunicar valores, construir ligações e ter compromisso para transformar as novas contratações em membros da equipe confiantes.

Mas até para se tornar bom em alguma coisa, leva tempo e trabalho duro, afinal tudo é questão de prática, é comum se ouvir que a “prática leva a perfeição”.

Sendo assim, entrar no mundo digital vai interferir nos valores da empresa de forma positiva, otimizando o espaço de trabalho, trazendo mais perspectiva de crescimento e melhoria, afinal o mundo digital é um mercado que está sempre em constante evolução, quando agregado desde o ínicio a ele o seu crescimento se torna mais maleável e adaptável.

Confira em nosso artigo como automatizar o processo de integração pode ser importante e torna sua empresa cada vez mais perto de um novo e melhor futuro.

Mas então o que significa “automatizar processos”?

A automatização é a digitalização de processos trabalhistas como processos admissionais, planejamento, documentos para recrutamento e seleção, pagamentos administrativos, controle de pontos e outras tarefas do setor.

Então, um dos efeitos do processo é permitir que os gestores de RH consiga adicionar e remover conteúdos específicos, dando maior relevância na contratação.

Esse sistema pode gerir os dados do colaborador de uma forma prática e segura e tem a ideia principal de armazenar os dados nas “nuvens”, sendo esse tipo de armazenamento um modelo que vai armazenar os dados, dando à empresa acesso a eles, não apenas as empresas mas também os seus colaboradores podem ter acesso a alguns documentos disponibilizado pela empresa.

Essa plataforma de gestão ajuda muito também a ter um controle com relação as datas de pagamentos dos salários e ter um controle dos benefícios dos colaboradores.

Mas por que as empresas devem automatizar o processo de integração de funcionários?

A famosa frase “tempo é dinheiro” nunca fez tanto sentido no mundo do trabalho, empresas procuram as mais diversas formas ter o mínimo de gasto possível.

Os gestores de RH confirmam que gerenciar uma empresa é algo que demanda tempo, e economizar tempo acaba tornando a empresa mais produtiva.

Sabe-se que no processo manual a empresa costuma ter grandes gastos como, impressões, além de ter que delimitar um espaço para guardar todos os documentos como arquivo.

Pensando nisso, a redução de custos é um dos principais benefícios desse processo. Ainda mais voltado à admissão, onde empresas costumam ter grandes gastos com os processos documentais coletados dos novos membros.

Um dos grandes atos da automação nos processos burocráticos, é que tem a menor incidência de erros. Ou seja, em caso de falta de atenção ou cansaço, as chances de erro são muito maiores quando tudo é feito manualmente.

E com isso, prova que automatizar os seus processos podem economizar tempo e reduzir carga de trabalho e deixando os setores focarem em outras demandas, e de certa forma melhorando a qualidade do serviço.

Quais são as principais etapas para automatizar o processo de integração de funcionários

A primeira pergunta na verdade é saber como se pode começar o processo de automatização.

A criação de um processo automatizado leva tempo e dedicação. O conteúdo do programa  que se pretende oferecer precisa de ser totalmente realizado e mapeado.

Sendo assim, com uma equipe dedicada e o software certo pode automatizar os seus processos rapidamente e assim aplicar seus benefícios sobre a empresa.

Confira o passo a passo como começar o processo.

1. Mapeie todo o seu processo existente.

É importante que seja feito um mapeamento de todos os processos internos da empresa, os subprocessos e interdependências, além disso,  também precisa ser citado no mapa.

Com isso, será mais fácil ter uma visão sistêmica de todo o processo e assim saber como operá-lo. E assim, por meio de uma análise crítica é possível visualizar situações que não agregam valores e então poder solucioná-las.

2. Desenvolva processos eficientes.

Em seguida, depois de identificar os principais problemas, é necessário desenvolver processos mais eficientes, eliminando os motivos de desperdícios na empresa.

É importante ter uma visualização sobre as inconsistências apresentadas no processo. Sendo assim, trace em um desenho inicial e sinalize as principais problemáticas para serem resolvidas.

3. Tenha um cronograma e uma equipe de implementação. 

É super importante criar um cronograma de implantação, que deve dividir-se em etapas. A cada módulo implementado, os processos devem começar a se alinhar.

A equipe de implementação é fundamental para começar a colocar todo o processo em prática. Sendo assim, procure sempre por bons profissionais que estão dispostos a melhorar a sua empresa.

4. Use treinamentos para melhorar o programa.

Apesar da automatização ser um processo seguro e confiável, é importante realizar testes sobre o programa. Deste modo, é possível garantir sua funcionalidade.

A empresa pode explorar todo o potencial intelectual e criativo de seus profissionais, eliminando tarefas com pouca relevância e assim engajando nas demandas.

Determine quais partes de sua jornada serão automatizadas.

Pode-se afirmar que algumas coisas realmente não podem ser totalmente automatizadas. Contudo, o processo de Onboarding pode ser uma ótima experiência para suprir essa falta.

Confira,  clicando aqui os melhores processos de implantação de Onboarding para a sua empresa.

E em seguida poderá determinar o que pode ajudar no dia a dia da empresa. Afinal, é algo que pode muitas vezes desafiador, há muitos jeitos de inovar e trazer facilidade para o cotidiano.

Então, continue lendo o nosso artigo e veja as principais dicas para automatizar o seu processo ao longo do ciclo da empresa.

• Chatbot de perguntas e respostas.
  O Chatbot é uma ferramenta que é muito usada nas maiorias das empresas, para buscar respostas rápidas, é como se fosse um formulário, com uma lista de perguntas que podem ajudar em feedbacks. Tornando o atendimento mais rápido e prático em certas ocasiões.
• Emails automáticos para partes interessadas.
  Os avisos automáticos por e-mail são uma forma de garantir que os gestores e os RH não deixem passar informações como contrato trabalhista e eventos e reuniões importantes.
• Drip-Fed training

É um termo em inglês para definir um sistema automatizado de entrega de conteúdo para novos membros, cujo o qual vai mostrando um treinamento simplificado de suas novas tarefas. Esse sistema pode ser implementado no Pré-Onboarding.

Como identificar o software perfeito para automatizar o processo de integração de funcionários da sua empresa

Agora que tem o seu processo mapeado e o seu plano de automação implementado, é preciso de encontrar um software a altura, que melhor se adapte às necessidades da sua empresa.

Procure sempre por empresas que possam oferecer uma tecnologia de ponta baseada na experiência “proativa”. Colocando assim, o foco no Onboarding do candidato desde o momento em que assina o seu contrato até à sua total integração na empresa.

Veja como escolher o software mais indicado para sua empresa, baseado nessas especificações.

• O software precisa ter uma interface intuitiva e moderna, pois se não for fácil utilizá-lo, certamente sua equipe terá dificuldade.
• Se tiver a procura de software que mostre a cara da sua empresa, utilize programas que façam isso ser dar dor de cabeça. A marca do empregador é algo que chama bastante atenção e um dos seus cartões de entrada.
• Por questão de segurança e agilidade, o software é necessário ser armazenado em nuvens. Está cada vez mais perto de se tornar obsoletos aqueles programas que necessitam de um arquivo físico para se manter.
• O fornecedor de software precisa oferecer apoio ao cliente, em caso de problemas, é necessário saber a quem recorrer, sendo assim é importante ter um profissional qualificado.
• O software precisa enxergar os principais impactos comerciais do seu Onboarding.
• Atente-se se o fornecedor do software tem atendimentos com outras empresas em grande escala, assim poderá se basear se eles estão preparados para qualquer problema que surgir.

Conclusão

Vale ressaltar, que é necessário realizar uma pesquisa de campo para escolher o produto que está mais alinhado com os objetivos da empresa e fazer testes em busca do melhor custo e benefício, é importante lembrar também que o “barato sai caro” busque um programa com melhor qualidade para o seu negócio.

Uma vez que o sistema esteja integrado em uma plataforma ou um software, a automação dos processos de integração de funcionários tende a ser mais automática, causando menos transtorno e otimizando tempo.

Busque uma empresa que atenda a empresa de forma inclusiva e que priorize a sua demanda. Alinhando as expectativas do mercado com as necessidades específicas do seu setor de recursos humanos

Dessa forma, a automação nos processos da empresa de modo geral, tende a  agregar valores importantes e desempenha um diferencial competitivo da sua empresa no mercado.

Se ainda tem dúvida onde conseguir esses automatizar a sua empresa e otimizar todo o processo de integração dos seus funcionários. Confira o que a Eva People tem a oferecer.

Por fim, solicite aqui uma demonstração e veja como conseguimos otimizar os custos de onboarding da sua empresa.