Como evitar erros comuns no offboarding

Turnover voluntário ou involuntário, ambos são delicados, não é mesmo? Demissão é um assunto que sempre precisa ser tratado com conhecimento e seriedade.

As empresas já perceberam que tão importante quanto o onboarding é um processo de offboarding. Da mesma forma que é preciso uma atenção especial para chegada de uma nova contratação é necessário cuidados para o desligamento de um(a) colaborador(a).

Conheça com esse artigo os principais pontos a serem considerados em um processo de offboarding eficiente, assim como os elementos que devem fazer parte do processo.

O que é um processo de offboarding eficiente?

Para começar, vamos esclarecer como deve ser tratado o processo de offboarding em uma empresa. Certamente, é o processo de desligamento de um(a) funcionário(a) por razões diversas. Contudo, isso tem uma dimensão mais ampla do que se pode imaginar. 

Mas o que precisa ser entendido é a saída voluntária ou involuntária de um(a) funcionário(a) de uma função, de uma equipe e de uma organização. Desse modo, é uma situação crítica para a empresa que pode ser percebida nos seguintes aspectos:

• A empresa possui as informações necessárias para um novo(a) funcionário(a) assumir a função com êxito?
• O(a) funcionário(a) antes de ser desligado(a) precisa treinar alguém para exercer a sua função com eficiência?
• O(a) funcionário(a) que está saindo entende a sua demissão e leva uma boa experiência da empresa?
• A equipe de trabalho foi informada dos motivos do desligamento e está aberta para um novo(a) funcionário(a)?

A partir desses questionamentos, é fácil compreender a importância de um processo de offboarding eficiente e bem direcionado pela empresa. Uma vez que esse processo permite realizar a transição para o funcionário(a) e para a empresa de maneira otimizada.

É importante considerar que o início do processo de offboarding ocorre com a decisão da empresa de demitir um funcionário ou quando recebe o pedido de demissão. A partir do que começa a ser contado o período de aviso prévio.

Como é constituído um processo eficiente de offboarding 

Saiba que os principais elementos para realizar um offboarding eficiente podem ser observados nos seguintes aspectos:

1º – Estabeleça um plano de comunicação

Este plano de comunicação deve ser elaborado tendo em vista dois tipos de situações diferenciadas. Uma situação é quando a empresa está iniciando um processo de demissões e deve atender a dois objetivos com o seu plano, que são:

• Valorizar o empenho dos funcionários demitidos;
• Dar aos outros funcionários segurança sobre os seus empregos.

Outra situação é quando o(a) funcionário(a) pede demissão e a empresa precisa comunicar esse fato para os seus funcionários. Principalmente para a equipe desse funcionário desligado.

Esta comunicação precisa esclarecer os motivos para o afastamento de modo a não gerar desconfiança e insegurança nos outros funcionários. 

2º – Organize a transferência de conhecimentos 

É nesta etapa que o(a) funcionário(a) desligado transfere para os colegas ou outra pessoa indicada os conhecimentos de sua função na empresa. Neste sentido, são várias informações transmitidas, tais como:

• Responsabilidades da função;
• Situação das tarefas em desenvolvimento;
• Contatos dos clientes e apresentações, se for o caso;
• Visão geral da função na estrutura da empresa;
• Diretrizes do relacionamento com a equipe;
• Acesso e login aos sistemas e documentos da empresa.

3º – Recuperação dos ativos da empresa 

Esta etapa é destinada para receber a devolução dos ativos do(a) funcionário(a) desligado, que podem incluir: 

• Crachás de identificação;
• Cadeiras usadas no home office;
• Cartão de crédito corporativo;
• Notebook da empresa;
• Celular da empresa;
• Outros equipamentos da empresa.

4º – Realização de uma entrevista de offboarding 

Esta é uma parte fundamental do processo de offboarding, sendo interessante obter informações e feedbacks que contribuam para a melhoria organizacional. Por isso, os seguintes pontos podem ser observados: 

• Para obter um feedback real é recomendável que o RH realize a entrevista;
• Formule perguntas para permitir o diálogo, a discussão aberta e o compartilhamento;
• Busque informações sobre todos os setores de conhecimento do(a) ex-funcionário(a);
• Peça para indicar pontos positivos da organização e o que pode ser melhorado;
• É interessante registrar as informações obtidas na entrevista de desligamento. 

5º – Automatize o pedido, coleta de informações, equipamentos e documentos no offboarding

No setor de T.I. em média 13% dos colaboradores irão entrar para as estatísticas de turnover anualmente, gerando uma pressão pelo amadurecimento e automatização do processo de offboarding, sendo interessante obter informações e feedbacks que contribuam para a melhoria organizacional, ajudando a reduzir o turnover funcional e o turnover voluntário. Portanto, seguem algumas dicas de como dar os primeiros passos na automatização desse processo: 

• Crie um processo de offboarding
• Tenha um formulário para coletar as principais informações necessárias para realizar a saída do(a) colaborador(a)
• Divulgue internamente o processo de offboarding
• Acompanhe o processo de offboarding

Eva Onboarding 

Apresentamos os principais elementos de um processo de offboarding eficiente a ser adotado na sua empresa. Uma vez que o desligamento do(a) funcionário(a) é um processo que precisa ser conduzido de forma eficiente para não gerar danos e insegurança na empresa.

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