Gestão de treinamento e desenvolvimento: O que é e como implementar nas empresas

A gestão do conhecimento é um conjunto de técnicas e processos cujo principal objetivo é criar, transferir e aplicar os conhecimentos na forma de treinamento e desenvolvimento nas empresas.

Apesar de muitos acharem ser um processo complexo, essa gestão é mais simples e pode ser usada em sua empresa para melhorar o negócio, não importa qual seja o porte.

Porém, antes disso, é preciso entender melhor qual o conceito por trás dessa gestão, qual sua importância e como usar em sua empresa! A boa notícia é que você pode conferir essas e outras informações nesse artigo, basta continuar lendo!

O conceito de gestão de treinamento e desenvolvimento

O conceito da gestão de treinamento e desenvolvimento é bem amplo e abrange uma série de ações que a empresa deveria fazer em seu dia a dia. Uma das definições mais usadas para esse conceito é “identificar e analisar os conhecimentos disponíveis e desejáveis para o desenvolvimento da empresa”.

Mas, o que isso significa? Bem, em primeiro lugar, é preciso ter em mente que conhecimento não é sinônimo de dados e de informações. Pois, dados significa fatos e estatísticas usadas para analisar e produzir informações.

Podemos citar como exemplo, o número de habitantes de uma cidade, o ano de fundação de uma empresa, entre outros. Já as informações, são o resultado dos fatos e estatísticas dos dados.

Um bom exemplo são as estatísticas de vendas sobre um certo produto durante alguns meses do ano, organizada para planejar a produção e ter uma previsão de cobertura de estoque sobre o produto.

Enquanto o conhecimento deriva da informação e baseia-se no entendimento da importância de um problema. O conhecimento serve para garantir conclusões positivas.

Dessa forma, é possível definir a gestão do conhecimento como o ato de criar, compartilhar, usar e gerenciar o conhecimento de uma empresa. O conceito refere-se ao uso de uma abordagem múltipla para obter os objetivos através das melhores ações e práticas.

Esse conceito tornou-se público, pela primeira vez, em meados de 1993, por meio de uma conferência em Boston. Contudo, o tema já era objeto de estudo muito antes dessa conferência ser feita.

Por volta de 1990, Hubert Saint-Onge começou algumas pesquisas a respeito dessa gestão quando criou um modelo conhecido como Estrutura dos Ativos do Conhecimento.

Para que serve a gestão de treinamento e desenvolvimento?

Um outro grande marco na criação desse conceito é o trabalho de Nonaka e Takeuchi que foi publicado também por volta de 1990. Neste trabalho é descrito o ciclo de transformação do conhecimento nas empresas com a ajuda de um modelo chamado SECI.

Nesse modelo, é descrito como o conhecimento tácito (não formalizado) e o conhecimento explícito (formalizado) são convertidos em conhecimento organizacional.

De modo geral, essa gestão significa saber identificar quais são os conhecimentos que você e os seus membros de equipe têm para fazer a empresa progredir.

O conceito também abrange a transformação desses conhecimentos como processo, para que assim a empresa não dependa de certos funcionários. Ou seja, essa gestão significa saber identificar quais são as competências relevantes para desenvolver em sua empresa.

O objetivo central dessa gestão é conectar as fontes de geração com as necessidades de aplicar o conhecimento. Isto é, precisa ser mais fácil transferir o conhecimento da mente dos geradores para quem os usa ao executar as estratégias do local.

De todo modo, para atender melhor com esse objetivo, é preciso que a gestão atenda a quatro fatores, que são:

• Capturar o conhecimento: para alcançar esse objetivo é preciso criar repositórios de informações organizadas em documentos, artigos, manuais e qualquer outra coisa que pode ser repassada de modo fácil de acordo com a demanda;
• Melhorar o acesso ao conhecimento: esse objetivo depende da forma como você facilita o seu acesso e da transferência entre as pessoas;
• Aprimorar o ambiente organizacional: criar políticas que incentivem o compartilhamento do conhecimento entre as pessoas;
• Valorizar o conhecimento disponível: algumas empresas estão investindo o capital intelectual em seus balanços, já outras fazem proveito do ativo para garantir novas formas de receitas, reduzir custos e inovar.

Importância de treinamento e desenvolvimento

É possível perceber a importância dessa gestão através da sua falha ou até mesmo ausência de sistemas adequados. Lembra do atentado às Torres Gêmeas que ocorreu no dia 11 de setembro de 2001?

Caso os departamentos de inteligência da CIA e de investigações do FBI tivessem um sistema de troca de conhecimentos, seria possível interferir nos planos dos terroristas.

Segundo alguns dados que foram levantados algum tempo depois em inquéritos, ambas as agências ignoram as evidências de um plano de ataque que estava sendo desenvolvido desde 1994.

Além disso, segundo uma pesquisa do International Data Corp, cerca de US$ 31,5 bilhões são perdidos por ano entre empresas devido a deficiência de uma gestão adequada.

Por outro lado, usando um sistema de gestão do conhecimento é possível acelerar os processos internos, aumentar a transparência da empresa e valorizar o conhecimento interno dos membros.

Por fim, outra pesquisa aponta que contar com um sistema de gestão em sua empresa, pode elevar os níveis de produtividade geral entre 10% e 40%.

Como aplicar o treinamento e desenvolvimento nas empresas

Para aplicar essa gestão de treinamento e desenvolvimento na sua empresa, é necessário seguir quatro etapas, as quais você pode conferir abaixo.

Diagnosticar a situação atual da empresa

Se quer fazer um diagnóstico inicial da situação de sua empresa, o primeiro passo é levar em conta as perguntas com relação às pessoas, processos, cultura e conteúdos de sua empresa.

Ou seja, é preciso que tenha uma avaliação com base em diferentes pontos, onde irá definir qual a visão, objetivo e estratégias para a sua gestão. Feito isso, o próximo passo é listar quais serão as ações para identificar e priorizar as etapas da implantação.

Além disso, não se esqueça de definir quem serão os responsáveis pela parte administrativa desse processo e quais as atividades que serão feitas para colocar essa gestão em ação. Vale notar que o plano das ações precisa estar alinhado com o levantamento das informações.

Testar o que definiu no plano

Após fazer a avaliação e formular um plano, o próximo passo é executar um projeto piloto. O intuito é verificar se o que foi planejado é, de fato, eficaz, além de buscar dados cruciais a respeito dos detalhes desse projeto.

De forma básica, essa é uma etapa para explorar e entender melhor quais elementos se aplicam e quais irão precisar de melhorias. Ou seja, é uma etapa para aprender e avaliar os resultados.

Sendo assim, também é possível definir quais medidas pode manter e quais medidas deverão passar por uma análise para diminuir os erros e aumentar o uso do sistema de gestão.

Implementar na empresa

Em seguida, já é a etapa de implantar essa gestão em sua empresa. O primeiro passo é definir os indicadores de sucesso para o projeto, onde é possível avaliar e comunicar a eficácia da implantação do sistema.

Depois, é preciso alinhar a comunicação com todas as pessoas que farão parte nesse projeto. Definir também um plano de recompensas é essencial nesse processo, e não precisa ser uma remuneração financeira.

Há outros meios que se pode recompensar, como o reconhecimento público e outras formas não monetárias. Outro ponto que não pode ficar de fora é a implementação de um sistema de avaliação e monitoramento para verificar as métricas de tempos em tempos.

Assim evita o desencaixe entre o plano e a execução. Por fim, deve-se divulgar os resultados intermediários, com o objetivo de promover um círculo que possa motivar mais ainda a sua equipe.

A partir da divulgação dos resultados obtidos, é possível obter um maior engajamento dos membros nas próximas etapas.

Dicas sobre treinamento e desenvolvimento

Quando for implantar essa gestão em sua empresa, lembre-se de colocar em prática algumas das dicas abaixo que podem ser bem úteis!

1. Identificar os influenciadores

Não basta apenas identificar quais são as fontes de conhecimento, mas também identificar quais são os fluxos informais de divulgação. O compartilhamento dos conhecimentos também é essencial para obter uma boa gestão.

2. Promover a participação

Incentivar os membros das equipes a participar dessa gestão os influenciam mais a tornar-se engajados com o processo e a defender os valores.

3. Incentive a troca de experiências

Incentivar a troca de experiências através de programas de mentoria é uma ótima maneira de conduzir esse processo por um caminho mais eficaz. Afinal, certas habilidades precisam de programas mais completos para a transferência de conhecimento.

4. Permita a criação de comunidades

As redes sociais, sem dúvidas, têm um papel vital dentro das empresas, pois são fontes de conhecimento e de melhorias. Criar espaços físicos ou virtuais permite que as pessoas de vários setores possam trocar os seus conhecimentos de forma mais simples e prática também é essencial.

5. Monitore o sistema

Lembre-se de sempre monitorar o sistema, mapear os fluxos de difusão e do conhecimento na empresa. Para isso, confira de tempos em tempos e fique atento quanto a qualidade do sistema, além de corrigir desvios sempre que os vir.

6. Gerencie os documentos

O conhecimento formalizado precisa estar acessível a todas as pessoas que precisam dele na hora e no local para fazer as suas funções.

7. Treine o seu time

Treinar o seu time é crucial para alinhá-los aos objetivos da empresa, para obter assim um aumento do conhecimento presente na empresa.

8. Entenda o ritmo

Por fim, lembre-se sempre de entender o ritmo, uma vez que esse tipo de gestão é um processo de grande mudança na empresa. Por isso, é preciso que seja feito de acordo com a velocidade e absorção dos membros.

É claro que é crucial evitar as zonas de conforto, mas isso também não significa que deve adotar uma estratégia mais agressiva.

5 Ferramentas para gestão de treinamento e desenvolvimento

Com a importância desse tipo de gestão, torna-se essencial obter uma forma que garanta a sua melhoria. Para isso, o uso de ferramentas de gestão pode ser uma ótima opção para auxiliar nesse processo.

Sendo assim, veja logo abaixo alguns exemplos para você usar em sua empresa!

1. Eva

A Eva é a ferramenta ideal para fazer o gerenciamento dos colaboradores em treinamento e desenvolvimento, além de acompanhar de perto o ramp-up. O foco está em transferir os conhecimentos de forma interessante, aumentando significativamente a adesão por parte dos colaboradores.

O segredo está na humanização da comunicação, por meio da Eva, a assistente virtual, que vai conversar com o usuário e distribuir os conteúdos no ritmo dele.

Do lado do gestor, é possível ter relatórios detalhados sobre o desempenho e progresso de cada colaborador, além de criar planos de desenvolvimento personalizados com as necessidades de cada setor.

2. Google Drive

Sem dúvida, o Google Drive é uma das melhores ferramentas de gestão para usar em empresas. Essa opção do Google conta com suas versões grátis e pagas, com base na capacidade de armazenamento.

Com ela, você pode salvar uma série de documentos em diferentes formatos, como planilhas do Excel, por exemplo. Além disso, você também pode permitir o acesso a pessoas específicas.

3. Trello

O Trello é outra ferramenta de gestão bem popular para gerenciar equipes e projetos. Por ser gratuito, o Trello é uma ótima opção para organizar a gestão nas empresas.

Ele é dividido entre quadros e cartões, onde pode fazer comentários e anexar documentos.

4. Confluence

Confluence é mais uma ótima opção de gestão que permite criar e personalizar, desde anotações mais básicas até as políticas de RH da empresa.

Além disso, uma das maiores vantagens em relação a essa ferramenta, é o seu grande poder de integrar a outras soluções, como o Google Docs, Trello, etc. Outro ponto legal, é que a Confluence conta com um sistema de criptografia, o que garante assim uma maior segurança sobre os dados salvos.

5. Bitrix24

Por último, mas não menos importante, tem o Bitrix24, uma ferramenta completa de soluções, desde as mais simples quanto soluções mais robustas.

Além das ferramentas de gestão e projetos, o Bitrix também fornece CRM e outros recursos completos de colaboração e automação para empresas e grandes equipes.

Conclusão sobre gestão de treinamento e desenvolvimento

Em suma, como você pôde ver, a gestão do conhecimento é um processo vital que deve ter na sua empresa para obter mais sucesso e ajudar a crescer. Para isso, você pode contar com as ferramentas de gestão.

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