Para profissionais de Talentos Humanos, recrutar colaboradores é um processo praticamente diário, seja para dar conta do crescimento de áreas e projetos ou somente para repor colaboradores que pediram demissão.

Tão importante quanto recrutar os melhores candidatos disponíveis é integrá-los em suas funções e na cultura da empresa para que eles possam dar o melhor de si nos próximos meses de casa. Um bom onboarding pode aumentar a produtividade e a retenção de novas contratações em mais de 70%.

Porém, um terço dos novos colaboradores não tem boas experiências de onboarding. E um quinto dos novos contratados mudam a percepção sobre a empresa antes mesmo de começarem a trabalhar. Pode-se concluir, portanto, que as empresas podem não está fazendo onboarding de forma correta.

Uma parte importante do onboarding é esclarecer o máximo de dúvidas possíveis, elaborando um documento com dúvidas frequentes para os colaboradores não sucumbirem às dúvidas, nem serem induzidos ao erros em seus primeiros momentos

Em vez de se sentirem entusiasmados, apreciados e confiantes, os novos contratados se sentem perdidos. Suas mentes estão cheias de perguntas sem resposta.

Ou pior, os colaboradores podem inundar os canais de atendimento, TI, RH ou financeiro da empresa com questões que são recorrentes para a maior parte dos novos talentos. E ainda assim, eles podem continuar com dúvidas.

Esses argumentos apresentados apontam para uma máxima importância de um novo colaborador ter um onboarding bom e claro. Dessa forma, listamos aqui as principais perguntas que as empresas devem responder aos seus novos colaboradores.

O primeiro dia

Mesmo os novos contratados com experiência ficam ansiosos no primeiro dia de trabalho. O programa de onboarding de seus funcionários deveria abordar os aspectos práticos do primeiro dia, para que os novos contratados possam aliviar o estresse e se concentrar em trazer o seu melhor:

1. Quando é o meu primeiro dia de trabalho?
2. Alguém está me esperando no meu primeiro dia?
3. O que eu devo vestir para trabalhar?
4. O que farei no meu primeiro dia?
5. Quanto tempo dura o Onboarding?

Essas perguntas parecem simples, mas afetam a maneira como seus novos contratados se sentem no primeiro dia.

Questões administrativas

Compreender os processos práticos, administrativos e políticos em uma nova organização é muito importante. Quase 75% dos novos contratados falam que as políticas da empresa devem ser o principal tópico do onboarding. Visita à empresa (em tempos não pandêmicos), a configuração do equipamento e a revisão dos procedimentos estão logo atrás na lista das principais prioridades de quase 60% dos novos funcionários.

6. Que despesas estou autorizado a ter e como posso ser reembolsado?

7. Quais são os benefícios que posso receber?

8. Como funcionam os feriados na empresa?

9. Como devo solicitar as férias?

10. O que faço se eu ficar doente? Preciso apresentar a atestado ou dispensa?

11. Quais equipamentos da empresa posso solicitar?

12. Como faço para me conectar à VPN?

13. Qual será o meu endereço de e-mail?

14. Onde posso encontrar os endereços de email dos colegas?

15. Devo usar uma assinatura de e-mail empresa?

16. O que devo escrever no meu perfil do LinkedIn?

17. A empresa tem uma política de utilização de redes sociais?

18. Quanto tempo eu recebo por pausas e almoço?

Ter um manual do funcionário com perguntas frequentes é algo que 28% dos profissionais de RH acredita que precisa ser atualizado por ser uma maneira fácil e eficiente de se comunicar com os colaboradores.

Metas e desempenho

É grande a importância dos colaboradores saberem o porquê das coisas, pois assim eles são inspirados a fazerem melhor.

Portanto, para inspirar seu pessoal a ser mais feliz, mais engajado e mais produtivo, tente responder essas perguntas:

19. Por que essa empresa existe?

20. Quais são os objetivos da empresa?

21. Quais são os principais desafios da empresa?

22. Como é que o meu trabalho se relaciona com essas metas da empresa?

23. Terei treinamento presencial ou online?

24. Quais são as minhas metas de desempenho para o mês / trimestre / ano?

25. Como são traçadas as metas da empresa?

26. O que são OKRs?

27. Como faço para ser promovido?

28. Como o desempenho é medido?

29. O que acontece se eu não cumprir minhas metas de desempenho?

30. Como são traçadas minhas metas de desempenho?

31. A quem posso perguntar se eu tiver dúvidas sobre o meu trabalho ou a empresa?

Seu programa de onboard deve informar aos novos contratados sobre as prioridades e desafios estratégicos da empresa e explicar como sua função se relaciona a isso. Assim, os funcionários são inspirados por um propósito comum e entendem como podem contribuir individualmente e coletivamente.

Dúvidas Gerais

Ao migrar de uma empresa para outra, todos terão dúvidas específicas sobre a nova organização. Em especial, contudo, os colaboradores mais jovens e inexperientes terão a maior parte das seguintes dúvidas:

32. Para quem aviso se eu estou atrasado para uma reunião?

33. Onde posso obter ajuda se eu estou com dificuldades?

34. Com quem posso falar se eu tiver um problema ou contar se algo de ruim aconteceu?

35. Como posso integrar socialmente com as pessoas da empresa?

36. Como posso me comunicar com minha equipe?

37. Nós comemoramos aniversários de colaboradores?

38. Quanto treinamento posso esperar e quando vai acontecer?

39. Como saber em qual projeto vou trabalhar?

40. Qual é a data do pagamento dos salários?

Próximos passos: Como pôr em prática?

Seu programa de onboarding deve dizer aos novos contratados como eles podem escalar ideias, pensamentos, perguntas, medos e preocupações. Um programa de mentores, uma linha direta confidencial para funcionários e um portal de ideias para toda a empresa são ótimas ideias.

Agora vamos dar algumas dicas de como por operacionalizar o FAQ, tornando acessível e esclarecedor para seus colaboradores:

1. Planilha ou documento: Esse aqui nem precisamos explicar muito, basta disponibilizar um documento ou planilha com perguntas e respostas aos recém contratados no e-mail de boas vindas.

2. Bot por Slack: O Obie.ai é uma boa solução para seus colaboradores buscarem respostas através do Slack.

3. Bot multiplataforma: A plataforma da Eva Onboarding também possui em sua plataforma uma assistente virtual que funciona respondendo as principais dúvidas de seus colaboradores e ainda abrindo tickets, caso a dúvida não seja esclarecida.

Lembre-se de que os funcionários nunca devem cair de paraquedas em uma empresa. Um onboarding bem estruturado deve ser o primeiro passo para um desenvolvimento contínuo dos colaboradores — para que você e seus funcionários possam evoluir juntos. Essa é a chave para funcionários mais felizes, realizados, engajados e produtivos.