Como ser um bom padrinho de onboarding?

Um processo planejado de integração contínua de um novo funcionário a uma empresa nós chamamos de onboarding.

E apesar deste ser um processo que possui mais de 50 anos de história, não há uma regra fixa de atuação, na verdade,  a integração de funcionários é um método que constantemente passa por aperfeiçoamentos e mudanças.

Atualmente, sabemos que existem diversos fatores que podem contribuir ou não para que o processo do onboarding seja eficiente e possa cumprir com os seus objetivos: facilitar a adaptação do novo empregado aos costumes, normas e padrões operacionais da empresa.

Assim como a utilização de plataformas virtuais e inteligentes podem contribuir positivamente para o andamento do onboarding, a pessoa que vai apadrinhar o novo empregado também é um dos fatores mais importantes nessa jornada.

Por isso, diversas vezes já nos perguntaram:

Como ser um bom padrinho de onboarding?

A resposta para essa pergunta não está em fórmulas milagrosas e nem em frases engessadas. Apesar de ser uma boa responsabilidade, a capacidade de ser um bom padrinho de onboarding está atrelado principalmente a forma que você se comportará ao seu apadrinhado.

E aí? Quer saber um pouco mais como se tornar o padrinho ideal de onboarding?

Então vem com a gente!

Trabalhe a sua receptividade

Quando entramos em um novo universo, temos dificuldade em entender e nos adaptar àquele novo ambiente. Por isso, ao chegar em um novo local a receptividade a qual fomos acolhidos faz toda diferença na forma como nos comportamos no futuro.

Pensando nisso, ao ganhar a responsabilidade de apadrinhar um novo funcionário, pense também na sua experiência de recepção. Como você gostaria de ser recebido? Quais os melhores pontos a serem abordados nesse momento?

Sabemos que à medida que o tempo passa, temos a capacidade de implementar melhorias a partir das nossas experiências. Portanto, ao ganhar um afilhado, tenha como objetivo melhorar a experiência daquele novo membro da equipe a partir das suas próprias experiências.

Seja acolhedor e lembre-se: você será a primeira conexão daquela pessoa nesse novo cenário, logo, busque o estabelecimento de uma relação de confiança e transparência. Dessa forma, ambos saberão lidar com as dificuldades e desafios durante a jornada do onboarding sem o desenvolvimento de frustrações.

Busque o acolhimento da equipe  

Durante o processo de entrada a um novo local, buscamos o acolhimento das pessoas que estarão convivendo conosco no nosso dia-a-dia. Portanto, busque apresentar o seu afilhado aos integrantes da equipe, trabalhando o sentimento de acolhimento e pertencimento do novo funcionário como membro do grupo de trabalho.

Lembre-se que você não é o detentor de todos os conhecimentos. Dessa forma, esteja preparado para ser a ponte necessária entre o seu novo colega de trabalho e os outros funcionários da empresa.

Prepare o seu ambiente de trabalho, realize um momento para dar as boas vindas juntamente com os outros membros da equipe, distribua alguns materiais simples de escritório como caneta e bloco de notas, mostre o seu local de trabalho, a localização dos materiais, banheiros, lixeiras e bebedouros. Dessa forma, você estará trabalhando o sentimento de pertencimento do novo funcionário à sua equipe de trabalho.

Além disso, esteja ciente das necessidades que o novo empregado possa desenvolver ao longo do andamento de uma atividade. Explique o padrão operacional e a forma como a equipe normalmente realiza aquela determinada tarefa.

Mas calma! Isso não significa que você deva cortar as asas do novo integrante da equipe. Lembre-se que a depender da sua experiência, este novo colega de trabalho pode ter maiores conhecimentos sobre o assunto do que o seu próprio tutor. Portanto, ao realizar a apresentação e o acolhimento dessa pessoa a suas atividades, permita-a a utilizar a sua criatividade e capacidade crítica para o melhoramento dos processos.

Afinal, além de ser um novo funcionário, ele também possui a capacidade de enxergar falhas e pontos de melhoria que estão cegos a quem está vivenciando o processo todos os dias, não é mesmo?

Tenha empatia

Sabemos que ao realizar novas atividades, com novos padrões e uma equipe totalmente diferente do que estamos acostumados, estamos também suscetíveis a cometer erros. Portanto, quando você visualizar falhas, deslizes, erros ou defeitos em alguma coisa que o novo integrante esteja realizando, lembre-se que você também passou pelo processo de adaptação e tenha empatia com seu colega.

A princípio, talvez o novato não entenda como a sua equipe realiza procedimentos simples. Talvez ele tenha dificuldade em achar os materiais e os percursos dentro da empresa. Tudo isso pode ser facilitado se as pessoas à sua volta reagirem com empatia e paciência às suas dificuldades.

Além disso, a fase de adaptação pode ser difícil não somente na realização das atividades, mas na capacidade de conexão que aquele indivíduo deverá desenvolver com os outros membros da equipe.

Nem todo mundo possui facilidade nas relações interpessoais, existem pessoas tímidas e reservadas que possuem dificuldade de “se abrir” ao entrar em um novo grupo. Também existem aqueles que são descontraídos e extrovertidos e podem causar reações negativas aos outros membros da equipe. Logo, é de extrema importância que você trabalhe a paciência ao receber um novo afilhado, não somente em você mesmo, como em seus colegas de trabalho.

Afinal, o segredo de uma boa equipe está na capacidade do líder de misturar perfis distintos de forma que se completem, certo?

Atente-se ao cronograma para ser um bom padrinho de onboarding

Revise, entenda a lógica da programação do onboarding com o responsável pela construção da agenda de integração e sugira mudanças caso julgue necessário.

A agenda de onboarding é o guia para que o seu novo colega possa entender a dinâmica da empresa, portanto, busque seguir com dedicação a programação passada a ele.

Caso surja alguma dúvida ou necessidade de mudança, inclua o afilhado na tomada de decisões, afinal, trata-se de uma agenda funcional desenvolvida para a adaptação dele à empresa.

Além disso, o não cumprimento das atividades ou rotinas estabelecidas, podem gerar frustrações a quem está passando pelo processo de integração. Atrasos, desistência de atividades, quebra de etapas, surgimento de lacunas são situações que desmotivam o funcionário e causam o sentimento de negligência e descaso.

Portanto, ao agendar uma atividade, tenha certeza de que esta poderá ser desenvolvida e que você, ou o tutor responsável terá a disponibilidade de dar apoio e sanar as possíveis dúvidas do seu afilhado de onboarding.

Forneça e solicite feedbacks

Um dos aspectos mais importantes no onboarding está na transparência e na confiança que o novo funcionário depositará na empresa e vice versa.

Logo, ao apadrinhar um novo integrante da equipe, forneça feedbacks constantes à medida que a agenda funcional é cumprida. Apesar de carregarem consigo uma enorme responsabilidade, o retorno avaliativo é extremamente importante no processo de integração e quando feito com empatia, pode trazer resultados extremamente positivos no futuro.

Portanto, ao fornecer uma avaliação de retorno, mostre quais os pontos positivos relacionados à execução daquela tarefa. Em seguida, mostre os pontos de melhoria e apresente possíveis abordagens para o aperfeiçoamento daquela execução. Dessa forma, você não estará apenas fornecendo uma crítica, mas possibilitando a realização da mudança e do crescimento profissional do seu afilhado.

Mas calma! A escolha da nova abordagem deve partir do afilhado. Afinal, todo profissional deve ser capaz de voar com as próprias asas. Portanto, evite entregar as respostas prontas “de bandeja”. Um dos erros mais comuns em apadrinhamento de onboarding está no excesso de proteção, gerando a incapacidade do novo funcionário de tomar as próprias decisões sem antes consultar o seu padrinho.

O norteamento pelo feedback

Seja positivo ou negativo, feedback nos norteia a entender como as outras pessoas estão nos enxergando ao realizar determinada atividade. Além disso, ele é capaz de nos fazer refletir se existe a necessidade de mudança na forma como estamos abordando determinada tarefa, logo, permita que o seu afilhado tome as próprias decisões e caminhe rumo a mudança.

Além disso, os feedbacks são importantes não só para o novo empregado, como para você que está apadrinhando o recém-contratado. Afinal, todos nós somos seres humanos passíveis de erros, inclusive você.

Entretanto, todos nós sabemos que enxergar os próprios erros é mais difícil do que imaginamos. Portanto, a fim de melhorar a sua experiência como padrinho e a forma como você poderá abordar novos apadrinhados, solicite e esteja aberto ao recebimento de feedbacks sobre o seu trabalho no onboarding.

E lembre-se: nem sempre teremos comentários positivos, porém são estes comentários que poderão norteá-lo na busca pela mudança.

Conclusão sobre como ser um bom padrinho de Onboarding

E aí? Gostou de saber um pouco mais sobre como ser um bom padrinho de onboarding?

Esperamos que as nossas dicas tenham ajudado a entender um pouco mais sobre esse processo tão importante para a integração de novos funcionários. O apadrinhamento de onboarding é extremamente importante para o período de adaptação do recém contratado. Além disso, esperamos que você esteja cada vez mais confiante para fazer parte desse processo.

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