A influência do onboarding na experiência do colaborador

O onboarding ineficiente pode deixar os seus funcionários com menos confiança nas suas funções, piorar os níveis de engajamento e aumentar o risco de pular fora do barco quando verem uma vaga mais animadora em outro lugar.

Por outro lado, as empresas que implementam um programa formal de onboarding podem ter uma retenção de funcionários 50% maior entre os novos contratados e a produtividade 62% dentro deste grupo.

A forma que você acolhe e integra os seus funcionários vai determinar a experiência que eles terão. Os gerentes podem seguir os seguintes passos para garantir o sucesso das suas novas contratações:

1- Definir metas e medidas claras para o sucesso.

2- Criar uma equipe de integração multi-departamental.

3- Fornecer suporte durante toda a jornada de onboarding.

Embora a maior parte da retórica ao redor dessa grande leva de layoffs que estão acontecendo nas big techs esteja centrada no mercado norte-americano, os mercados latinoamericano, europeu e asiático também estão passando pela turbulência de mão de obra.

À medida que o mercado de trabalho mundial passa por mudanças, as empresas que retêm os principais talentos e investem na sua força de trabalho são as que se destacam na integração dos funcionários.

O objetivo do onboarding deve ser preparar os novos contratados para o sucesso e diminuir o tempo necessário para que eles se sintam confortáveis nas suas funções. Isso só funciona se os processos de integração forem projetados estrategicamente com o objetivo final em mente.

Mas o onboarding se tornou ainda mais desafiador com o aumento do trabalho remoto e híbrido. Em uma pesquisa de 2020 da Workable, os entrevistados do RH relataram a integração ou treinamento remoto como sendo o maior desafio de contratação durante a pandemia. Este desafio continua até hoje.

Mesmo antes da mudança para o virtual, mais de um terço das empresas carecia de um processo de onboarding estruturado. Seja ele remoto ou presencial. Além disso, muitas empresas subestimam quanto tempo leva para um novo contratado se tornar proficiente na sua função. O programa onboarding dura em média 90 dias, mas de acordo com o relatório da Gallup “Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees“, os novos funcionários normalmente levam 12 meses para atingir o seu potencial de desempenho total.

Relacionamentos fortes não são construídos sobre alicerces ruins. Se você deseja melhorar a retenção de talentos, precisa melhorar a experiência de integração de seus funcionários. A Gallup relata que apenas 12% dos funcionários acham que sua empresa faz um bom trabalho na integração de novos membros da equipe, deixando 88% dos trabalhadores com experiências de onboarding insatisfatórias.

Em uma pesquisa da Principles de 2021, 94% dos profissionais de RH disseram que as pessoas que contrataram durante a pandemia interagiram apenas virtualmente com a empresa, e 31% dos entrevistados disseram que os funcionários estavam tendo dificuldades para se conectar com os colegas de trabalho. 10% dos entrevistados não sabiam dizer como os novos funcionários estavam se adaptando.

Considerando que o onboarding ruim pode deixar seus funcionários com menos confiança nas suas funções, piorar os níveis de engajamento e aumentar o risco de turnover quando eles encontrarem uma vaga mais interessante em outro lugar, essas estatísticas são preocupantes. Especialmente para empresas que contratam remotamente.

Por outro lado, as empresas que implementam um programa formal de onboarding podem ter uma retenção de funcionários 50% maior entre os novos contratados e uma produtividade 62% maior dentro do mesmo grupo. Além disso, de acordo com o relatório de onboarding da Gallup, os funcionários que têm uma experiência positiva de onboarding apresentam quase 3 vezes mais chances de se sentirem preparados e apoiados na sua função, aumentando sua confiança e melhorando sua capacidade de desempenhar bem a sua função.

O segredo do onboarding de sucesso

Um curto programa de integração não é a única coisa que prejudica as experiências de seus novos funcionários. As contratações recentes também precisam de oportunidades para formar relacionamentos no local de trabalho com seus gerentes, colegas e principais interessados. Na verdade, o relatório da Gallup também revela que os funcionários têm três vezes mais chances de concordar fortemente que tiveram uma experiência de integração excepcional quando seus gerentes tiveram um papel ativo no processo. No entanto, muitos gerentes não têm capacidade para apoiar ou implementar programas de onboarding. Além disso, a maioria das empresas menores (e até mesmo algumas maiores) não oferece programas de orientação. Ao deixar de oferecer oportunidades de orientação para novos contratados, você rouba dos funcionários a chance de desenvolver os relacionamentos necessários para ter sucesso em seu novo ambiente de trabalho.

Como gerente, é seu trabalho garantir que a experiência de cada novo funcionário no local de trabalho seja positiva – mas saber quais etapas você precisa seguir para criar um plano de integração eficaz pode parecer opressor. As três etapas a seguir podem ajudar os gerentes a criar processos estratégicos de integração que preparam as novas contratações para o sucesso e melhoram a retenção de funcionários.

1. Estabeleça metas e medidas claras para o sucesso.

Antes de estabelecer um novo programa de integração, você deve começar revisando suas metas de integração. E ao revisar as metas, certifique-se de que elas englobem os quatro Cs: Compliance (conformidade), Clarification (esclarecimento), Culture (cultura) e Connection (conexão). Aqui estão algumas perguntas que você deve fazer:

• Você identificou e explicou claramente os regulamentos, políticas e procedimentos que os funcionários precisam cumprir?
• Você definiu claramente as expectativas de trabalho dos funcionários e as vinculou a medidas concretas e com prazo determinado?
• Após a conclusão do programa, os funcionários terão uma compreensão total da cultura de sua empresa e serão apoiados para estabelecer todos os relacionamentos vitais para seu sucesso?
• Onde os recursos de sua organização precisam ser aprimorados para executar este novo programa?
• Após a conclusão do programa de integração, como você melhorará e manterá o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos novos contratados de forma contínua?

Depois de criar um conjunto de metas que abordam todos os quatro Cs, é hora de decidir como planeja medir o sucesso. Suas medidas devem estar diretamente ligadas aos seus objetivos e incluir métricas quantitativas (como a porcentagem de novas contratações ainda empregadas em sua empresa após um ano) e métricas qualitativas (como feedback de novas contratações sobre sua experiência de integração). Chegar a essas metas e medidas requer informações das partes interessadas em toda a organização, portanto, certifique-se de reservar um tempo para se reunir com os líderes da empresa antes de seguir em frente.

2. Crie uma equipe de integração multidepartamental.

Se você deseja melhorar a experiência do funcionário no local de trabalho, precisa criar um processo de integração que vá além do RH e envolva outras áreas da empresa, incluindo equipes relevantes, principais stakeholders e o CEO.

Quanto mais cedo os gerentes puderem apresentar novas contratações para sua equipe, melhor. Antes de fazer a apresentação, certifique-se de que a equipe saiba por que o novo funcionário foi contratado e quais funções ele desempenhará na equipe ou em toda a organização. Embora a facilitação de fortes relacionamentos de equipe possa ser um investimento de tempo inicial maior, pode ajudar a aumentar a produtividade e o desempenho dos funcionários.

É importante lembrar que os novos contratados também irão interagir com as partes interessadas fora de sua equipe imediata. No entanto, nem sempre é óbvio para os novos funcionários como eles trabalharão com essas pessoas ou a melhor maneira de se conectar com elas. Os gerentes podem ajudar a construir esses relacionamentos fazendo uma lista de nomes, incluindo notas sobre quem são e como são importantes para a empresa. Como gerente, é seu trabalho garantir que as conexões estejam funcionando sem problemas, então agende um horário para verificar as partes interessadas e garantir que a rede de novas contratações esteja se consolidando.

Uma introdução frequentemente negligenciada (mas crítica a ser feita) é entre sua nova contratação e o CEO de sua empresa. Se você tiver uma organização menor, agende um café individual ou em grupo entre o(s) novo(s) contratado(s) e o líder de sua empresa. Se isso não for realista devido ao tamanho da empresa, localização ou restrições de tempo, tente realizar uma reunião ou festa especial com os funcionários mais novos, a equipe executiva e seu CEO. Conectar novos contratados ao CEO dará a eles uma sensação de inclusão na empresa, além de consolidar a ideia de que o crescimento que eles representam para a empresa é importante.

Além disso, conhecer o CEO oferece aos funcionários uma janela direta para a cultura da empresa e que tipo de experiência eles podem esperar. Uma ótima primeira reunião com o CEO permanece com os funcionários por muito tempo, impactando positivamente seu senso de pertencimento e comprometimento, o que, por sua vez, leva a uma melhor retenção e desempenho.

3. Fornecer suporte durante toda a jornada de integração.

Durante a integração, os gerentes devem se concentrar em reduzir o tempo gasto nas tarefas administrativas dos novos contratados e aumentar o tempo gasto no treinamento de desempenho e na criação de conexões. Idealmente, o RH equipou você com uma plataforma tecnológica que lida com essas tarefas-chave. Usando essas ferramentas, você poderá implementar e acompanhar as melhores práticas de onboarding em tempo real ao longo de cada etapa do processo, como a seguir:

• Antes de um novo contratado começar, você pode registrá-lo no portal de integração da sua empresa para que ele possa assistir a um vídeo de boas-vindas, preencher a documentação inicial e receber a programação do primeiro dia e o programa de integração personalizado geral. Você também pode verificar se todas as partes interessadas relevantes foram notificadas sobre a chegada pendente do novo contratado.
• No primeiro dia, você pode acompanhar se o novo contratado concluiu com êxito sua programação do dia, incluindo se foi apresentado aos principais interessados, foi colocado em sua estação de trabalho, recebeu suas ferramentas de negócios e concluiu seu programa de aprendizado do primeiro dia. Você também pode receber feedback dos funcionários sobre a experiência do primeiro dia, permitindo que você tome medidas corretivas.
• Para o restante do programa de integração, você pode monitorar se os novos contratados leram as informações críticas da empresa, verificar a conclusão e as taxas de aprovação dos módulos de e-learning e avaliar o impacto da experiência de integração na conquista das principais metas de integração em um indivíduo e nível de coorte.
• Ao final do programa, você terá um painel abrangente que descreve o nível de conquista de cada uma de suas metas de integração para que possa ver o que está funcionando e o que precisa ser melhorado.

Por fim, você deseja garantir que essa nova plataforma se integre ao seu sistema geral de gerenciamento de recursos humanos. Dessa forma, você pode acompanhar facilmente o impacto do seu programa de integração no desempenho real do novo contratado no trabalho e nos níveis de satisfação do novo funcionário.

Em um momento em que as empresas lutam para reter talentos, é fundamental criar um forte processo de integração para novas contratações. Ao implementar um programa estratégico de integração, os gerentes podem aumentar a confiança dos novos contratados, aumentar o engajamento e criar um ambiente que retém talentos por muitos anos.