Onboarding virtual: descubra como a Apple e demais big techs fazem

A pandemia do Covid-19, de uma forma brusca, obrigou muitas empresas a se reestruturar de maneira rápida para conseguir se manter no mercado. Dessa forma, desde a produção até o marketing foram impactados. Empresas que trabalhavam no formato presencial precisaram migrar para o home office e, organizações que ainda não haviam dado uma chance para o marketing digital, tiveram que “correr contra o tempo”. 

Passado todo o caos da pandemia, alguns efeitos gerados por ela permaneceram, entre eles, o chamado “trabalho flexível”. O que isso significa? Em suma, o que antes era considerado um “contratempo” da pandemia, se transformou em uma boa opção para as empresas que desejam montar uma equipe de trabalho dinâmica, sem a necessidade de ter 100% do time trabalhando no formato presencial. 

Esse modelo vem agradando os novos colaboradores. No entanto, se tratando das empresas, é necessário existir um grande trabalho da equipe de recursos humanos (RH), com o objetivo de fazer com que os modelos de trabalho home office e híbrido não afetem negativamente a cultura organizacional e a produtividade dos profissionais que estão se inserindo nas empresas a partir dessa reestruturação dos modelos de trabalho. 

Será que isso é possível? Analisando as big techs, como a Apple e a Google, notamos que é possível. Logo, neste artigo, após avaliar como é realizado o processo de onboarding virtual dessas empresas, separamos ótimas sugestões para que você possa se inspirar e implementar no seu negócio. Para descobrir tudo que preparamos, continue a leitura!

Onboarding virtual: o que isso significa? 

Onboarding é o processo de integração de um novo colaborador na empresa. Ele dura desde o primeiro contato da empresa com o profissional, durante a fase de recrutamento e seleção, até algumas semanas após a contratação do colaborador. Partindo desse princípio, no caso do onboarding virtual, todo esse processo acontece de maneira remota, com o auxílio da internet. 

Para se garantir nesse processo, as empresas precisam ter o dobro de cuidado, pois como tudo acontece virtualmente, o profissional precisa se sentir devidamente acolhido e, não menos importante, ciente de todas as suas obrigações como novo colaborador. Todas as empresas — inclusive as big techs — que desejam aderir ao onboarding virtual precisam realizar testes e averiguar o que funciona e o que não funciona. 

Nas big techs, por estarem à frente no mercado, toda a estruturação desse processo acontece de forma ágil. Nelas, este velho ditado: “para que deixar para amanhã o que se pode fazer hoje”, cai como uma luva. Não é à toa que elas cresceram tanto e são vistas como referências por outros negócios. 

Analisando o processo de onboarding dessas empresas, que possuem modelos de trabalho que vão desde o presencial até o remoto, notamos algumas coisas bem interessantes e queremos compartilhá-las com você. Posteriormente, vamos dissertar sobre os pontos de atenção que se coincidem entre um processo e outro. 

Onboarding: Amazon

Em 1994, a Amazon foi fundada por Jeff Bezos e já chegou a atingir US$ 1,88 trilhão em valor de mercado. Seu fundador, enquanto ocupava o cargo de CEO (Chief Executive Officer) da empresa, era conhecido pelas famosas cartas que enviava aos seus acionistas. 

Nessas cartas, ele passava todo o cenário da empresa e pontos que precisavam ser melhorados. Diante disso, separamos algumas sugestões dadas pelo próprio Bezos para o desenvolvimento de um onboarding eficaz. São elas:

• Reavaliar constantemente do processo de recrutamento e seleção, com o objetivo de trazer mais pessoas talentosas para a empresa;
• Formar uma equipe de alto padrão para que todos os novos integrantes também tenham padrões elevados;
• Aproveitar o período de integração, pois esse é o único momento que um colaborador está 100% disposto a estudar tudo sobre a empresa;
• Usar treinamentos com atividades práticas para mostrar o candidato como será o seu dia a dia de trabalho;
• Observar onde as habilidades de cada contratado podem ser mais aproveitadas. Um profissional pode ser ótimo em uma área e ruim em outra;
• Estudar com os gestores responsáveis pela área em que o novo contratado trabalhará quais as melhores atividades práticas para serem passadas ao profissional, com o intuito de avaliá-lo conforme o que se espera dele;
• Reconhecer as habilidades que são inegociáveis. Caso o novo contratado não as desenvolva bem, trabalhe-as antes de mandá-lo para o “campo de batalha”;
• Estabelecer cenários realistas. Por exemplo: não espere um serviço excelente se, para ele atingir esse nível, o novo contratado precisaria de 1 mês e ele teve somente 2 semanas;
• Esclarecer quando é aceitável um trabalho “bom” e quando é exigido um trabalho “ótimo”.

O processo de integração da Amazon exige que os profissionais do setor de recursos humanos fiquem atentos a ações a serem realizadas até mesmo antes da abertura de vagas, como a reavaliação constante do processo de recrutamento e seleção. Partindo desse princípio, vamos à próxima big tech. 

Onboarding: Microsoft 

Em 1975, a Microsoft foi fundada por Bill Gates e Paul Allen. Mais de 4 décadas após a sua fundação, a empresa já conseguiu atingir mais de US$ 2,5 trilhões em valor de mercado. No seu caso, o processo de onboarding estruturado foi pensado em uma empresa que trabalha com o formato híbrido. Dessa forma, entre todas as ações desenvolvidas pela Microsoft, temos: 

• Prestar atenção na relação entre gerente e novo contratado. O dever de fazer com que cada profissional que trabalha remotamente se sinta acolhido recai, principalmente, sobre o gerente;
• Manter contatos individuais com o colaborador, aproveitando para alinhar expectativas e as prioridades de trabalho;
• Apresentar o novo contratado a seus colegas de trabalho, com o objetivo de levá-lo a criar um relacionamento e, de maneira informal, poder tirar dúvidas quando for necessário;
• Criar oportunidades para que o profissional possa se encontrar presencialmente com seus colegas de trabalho. Na Microsoft, 97% dos trabalhadores que se encontravam no presencial pelo menos 8 vezes a cada 90 dias, relataram uma melhora na produtividade;
• Montar um material de trabalho e enviar ao contratado com antecedência. Assim, ele pode se preparar e configurar tudo o que for necessário, como no caso da Microsoft, o acesso ao Microsoft Teams — plataforma para reuniões e conversa direta com outros profissionais — e ao Microsoft Viva — plataforma que tem todo o glossário com siglas internas da empresa que são importantes para o colaborador saber;
• Dar autonomia ao novo contratado para que ele possa fazer perguntas.

Por aqui, percebemos o quanto trabalhar as relações interpessoais são importantes. Todavia, deixemos para falar sobre isso de forma aprofundada mais adiante. Agora, vamos ao processo de integração da detentora do maior motor de busca da internet. 

Onboarding: Google

Fundada em 1998 por Sergey Brin e Larry Page, a Google pertence à holding Alphabet e já atingiu um valor de mercado chegando à casa dos quase US$ 2 trilhões. Seu processo de integração foi montado baseando-se no trabalho remoto e se resume em:

• Oferecer, de forma constante, treinamentos para que os colaboradores possam se capacitar;
• Abrir espaço para que os colaboradores possam compartilhar aprendizados;
• Fazer um processo de recrutamento e seleção de candidatos humanizado;
• Deixar o gerente sempre em contato com o novo contratado, desde o processo de seleção até após a contratação; 
• Abrir espaço para que os colaboradores possam realizar perguntas.

O Google com o modelo de trabalho remoto e a Microsoft com o modelo de trabalho híbrido, possuem alguns pontos em comum, como a abertura para perguntas e a relação com os gerentes. Agora, vamos conhecer o processo de integração da detentora da “maçã” mais famosa do mundo.

Onboarding: Apple

Conhecida por formar filas nos lançamentos dos seus iPhones, a Apple foi fundada em 1976 por Steve Jobs, Steve Wozniak e Ronald Wayne. Seu valor de mercado já chegou a atingir o patamar de US$ 3 trilhões. O processo de integração da Apple está centrado em: 

• Criar momentos de interação para acolher os novos contratados, como oferecer petiscos e bebidas gratuitas em alguns dias do mês;
• Oferecer benefícios além do financeiro, como vale transporte, auxílio saúde e vale alimentação;
• Enviar materiais de trabalho, como iMac e blusa contendo o ano de entrada do colaborador, para que ele possa se sentir fazendo parte do time;
• Realizar muitas entrevistas com o candidato antes de chegar na decisão de contratação;
• Deixar os gerentes à disposição do novo contratado durante os primeiros 90 dias;
• Evitar encher o novo contratado com excesso de informações no primeiro dia de trabalho;
• Realizar feedbacks constantes — toda semana ou, pelo menos, uma vez no mês;
• Manter uma boa relação entre colegas de trabalho.

Após apresentarmos todo o processo de integração das grandes empresas de tecnologia, conseguimos perceber alguns pontos em comum ou de grande importância destacados em cada um. Então, logo adiante, vamos falar sobre esses pontos, para você se atentar no momento de estruturar o onboarding virtual da sua empresa. Vamos lá!

Onboarding virtual: processo de recrutamento e seleção

Em todos os processos de integração analisados, foram citados pontos de atenção para o processo de recrutamento e seleção de candidatos. Onde foram ressaltadas questões ligadas à fase de entrevistas até a reavaliação constante de todo o processo para que ele sempre esteja em conformidade com a realidade da empresa. 

A Amazon, uma das big techs citadas, é conhecida por ter um processo seletivo bem exigente. Logo, como pudemos observar, a empresa busca por profissionais talentosos e que vão agregar positivamente. Para conseguir obter sucesso no processo de seleção de candidatos, os gestores de recursos humanos responsáveis pela contratação de pessoal da Amazon devem responder 3 perguntas antes de contratar alguém. São elas:

1. Você vai admirar essa pessoa?
2. Essa pessoa aumentará o nível médio de eficiência do grupo que fará parte?
3. Em que dimensão essa pessoa pode ser um grande talento? 

A partir dessas perguntas, os gestores têm total noção se vão contratar alguém que fará a diferença na empresa ou apenas ocupará uma vaga no quadro de pessoal. Dessa forma, como o processo de integração de colaboradores demanda tempo, nada mais justo do que aproveitá-lo com pessoas que realmente vão gerar valor. 

Onboarding virtual: oferta de treinamentos 

A oferta de treinamentos foi enfatizada pela Google e pela Amazon. Dessa forma, consideramos viável destacá-la por aqui. Durante o onboarding virtual, busque, assim como essas empresas, criar atividades práticas, ou seja, que coincidem com os desafios que os profissionais terão de enfrentar em suas rotinas de trabalho. 

Para o processo de treinamento ser bem aproveitado, nada melhor do que imergir o profissional na realidade que ele terá e, ao longo do tempo, oferecer outros treinamentos que ajudarão a melhorar sua performance. Logo, o treinamento precisa ser ofertado de forma constante ao colaborador, não somente quando ele inicia seus trabalhos na empresa. 

Onboarding virtual: relação com os gerentes

Esse ponto foi destacado tanto pelas empresas que aderiram aos modelos de trabalho remoto e híbrido quanto por aquelas que são adeptas ao modelo de trabalho presencial. Os gerentes são os líderes que os novos colaboradores terão o primeiro contato ao iniciarem na empresa. 

Portanto, eles têm grande influência sobre o ensino das atividades e da cultura organizacional. Além disso, se tratando do onboarding virtual, ter a presença de um gerente por perto transmite mais segurança e apoio em caso de dúvidas. O que é crucial para formar colaboradores cientes de todos os seus direitos e deveres dentro da empresa. 

Conclusão

Além dos pontos destacados nos tópicos anteriores, também notamos a presença da disponibilização de materiais de apoio, o cuidado com as relações entre colegas de trabalho, a importância da escuta e do feedback, entre outros fatores. Todos esses pontos são essenciais para criar um excelente processo de integração e fazer com que todos os colaboradores saibam de suas funções e entendam a cultura da empresa. 

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