Cada novo colaborador chega com expectativas, curiosidade e um pouco de ansiedade. O pré-boarding é o momento de transformar tudo isso em entusiasmo e conexão e a tecnologia pode (e deve) ser sua aliada.
O pré-boarding é a base de um bom onboarding: ele prepara o terreno para que o primeiro dia seja leve, produtivo e sem ruídos. Enquanto o onboarding consolida a integração, o pré-boarding garante que o colaborador chegue pronto, confiante e com a sensação de ter feito a escolha certa.
Para empresas que buscam uma solução robusta e, muitas vezes, já disponível em seu ecossistema de trabalho, o SharePoint se apresenta como a ferramenta ideal para construir esse portal de forma gratuita e eficiente.
O papel do SharePoint na criação do seu portal de Onboarding
O SharePoint, uma ferramenta poderosa da suíte Microsoft 365, é a plataforma perfeita para centralizar informações internas e criar um portal de onboarding completo, sem custos adicionais para quem já utiliza o pacote Microsoft.
Ele permite que você reúna documentos, políticas, treinamentos, formulários e comunicações em um só ambiente, com a segurança e o fácil acesso que sua empresa já confia, especialmente para quem utiliza contas corporativas (Teams/Office 365).
A Microsoft, inclusive, facilita esse processo ao disponibilizar templates prontos. Você pode começar com o template “Equipe de Integração de Funcionários”, que já traz uma estrutura base para o seu portal.
Para encontrá-lo, siga estes passos:
- Acesse o SharePoint (pode ser via web ou pelo ícone de “pontinhos” no canto superior esquerdo do Teams).
- No canto superior direito, clique em “+ Criar site”.
- Escolha a opção “Site de equipe”.
- Selecione o template “Equipe de Integração de Funcionários” para iniciar com uma estrutura pré-configurada.
A partir desse template, você pode personalizar o seu site de onboarding no SharePoint com:
- Menu de Navegação: Crie seções claras como Boas-vindas, Políticas Internas, Treinamentos Obrigatórios, Organograma e Perguntas Frequentes (FAQ).
- Conteúdo Visual e Interativo: Utilize blocos visuais para trilhas de conteúdo, incorporando banners, vídeos, links úteis e arquivos essenciais.
- Páginas Personalizadas: Desenvolva páginas específicas por equipe ou departamento, facilitando o acesso a informações altamente relevantes para a função do novo contratado.
Essa estrutura é ideal para empresas de médio a grande porte que buscam centralização, governança e controle de conteúdo sobre o processo de integração, utilizando uma ferramenta que já faz parte do seu dia a dia.
Elevando a Eficiência: Da Organização à Automação
O SharePoint é excelente para organizar e disponibilizar o conteúdo. No entanto, o processo de onboarding não se resume apenas a ter um portal; ele exige comunicação ativa, acompanhamento de progresso e automação para garantir que o colaborador siga a jornada corretamente e que o RH não se sobrecarregue com tarefas manuais.
É neste ponto que a automação se torna o próximo passo lógico para simplificar o RH.
Imagine que, além de centralizar conteúdos e documentos no SharePoint, você pudesse conectar pessoas e comunicações de forma inteligente.
Uma plataforma de automação especializada, como a Eva, entra em cena para transformar o seu portal estático em uma jornada dinâmica.
Eva: Transformando o Conteúdo do SharePoint em Ação
Enquanto o SharePoint organiza, a Eva faz acontecer.
Ela transforma o conteúdo do seu portal em uma jornada de ação, guiando o colaborador desde o pré-onboarding até o primeiro dia, eliminando o retrabalho para o RH.
Com a integração entre a Eva e o SharePoint, é possível:
- Automatizar Comunicações: Enviar mensagens personalizadas via e-mail, Teams ou WhatsApp, garantindo que o colaborador receba o lembrete certo, na hora certa.
- Direcionamento Inteligente: Direcionar o colaborador diretamente para as páginas certas do seu portal no SharePoint, garantindo que ele consuma o conteúdo na ordem correta.
• Acompanhamento em Tempo Real: Acompanhar o progresso de cada etapa, dando ao RH visibilidade sobre o que foi entregue, lido e concluído.
Essa sinergia fortalece três pilares essenciais:
| Pilar | Benefício com a Eva + SharePoint |
| Eficiência Operacional | Automação que reduz tarefas manuais e o tempo gasto pelo RH. |
| Governança e Segurança | Controle de acessos e versionamento de documentos centralizados no SharePoint. |
| Experiência do Colaborador | Comunicações humanizadas e personalizadas, transformando a informação em uma jornada clara e engajante. |
Integrar a Eva ao seu portal SharePoint é unir organização, automação e experiência humana em um só fluxo. O RH ganha tempo, reduz ruídos e entrega uma jornada que encanta, desde o primeiro contato.
Assista esse conteúdo exclusivo sobre Eva e SharePoint e descubra novas formas de automatizar e humanizar cada etapa da jornada do colaborador.
