O que eu aprendi ajudando diversas empresas com seus onboarding digitais

O que eu aprendi ajudando diversas empresas com seus onboarding digitais
Lucas França 22 de junho de 2021 8 min de leitura

Há seis anos, eu iniciava minha jornada empreendedora dentro do mercado de recursos humanos na WeCare, com o objetivo de ajudar empresas a reconhecerem seus talentos por meio de uma plataforma inovadora de incentivos corporativos. Foram pouco mais de 2 anos evangelizando o mercado e auxiliando esses profissionais com seus programas de incentivo.

Ao decidir sair da operação da WeCare, embarquei em uma nova jornada como coordenador de marketing, que se estendeu por 3 anos, mas sempre muito próximo ao time de RH, atuando diretamente no endomarketing e na construção de campanhas internas, além de auxiliar na divulgação de oportunidades abertas no time.

Em 2020, com toda essa loucura que passamos, decidi voltar a empreender em uma HR tech após visualizar oportunidades de otimização dentro do setor. Foi então que procurei por profissionais da área para entender como estavam sendo feitos os processos de integração de novos colaboradores em meio à pandemia, considerando se tratar de um conjunto de atividades tão humanizadas e que costumavam demandar o “olho no olho” para que o novo colega se sentisse bem acolhido.

Durante essas entrevistas, fiquei aliviado ao saber que os profissionais têm clareza de que um bom onboarding é muito mais do que papeladas, PPTs e videoconferência, e sim um conjunto de processos em que um novo colaborador passa para absorver a cultura e os valores da empresa, entre outras informações importantes.

Outro ponto que me chamou atenção é que devido a alta competitividade pela atração de talentos, grande parte dos recursos e esforços do time de RH vêm sendo direcionados para o processo de recrutamento e seleção, o que “justifica” o fato dessas empresas não estarem priorizando melhorias no processo de onboarding digital para 2021, mesmo sabendo da importância de uma boa integração.

Mas, na minha opinião como profissional que lida diretamente com recursos humanos, de nada adianta fazer um esforço exorbitante para atrair esses talentos, se no momento em que chegam, eles não se sentem acolhidos e 100% por dentro da cultura da empresa, por meio de ações de integração estruturadas.

Pensando nisso, decidi escrever esse conteúdo na intenção de ajudar você a melhorar seus processos com algumas pequenas ações que podem ser inseridas na jornada de seus novos colaboradores.

1. A interação deve começar antes do primeiro dia de trabalho

Notei a existência de um gap de engajamento entre o momento do aceite da proposta de trabalho e o primeiro dia do novo colaborador. Ou seja, neste período, o novo contratado pouco tem contato com a empresa e acaba se sente confuso, desanimado e sem recursos, o que abre espaço para contatos de demais recrutadores. Em muitos casos, por exemplo, escutei relatos de colaboradores que desistiram de ingressar na empresa por aceitarem outras propostas nesse meio tempo.

Para evitar esse tipo de episódio e diminuir a ansiedade dos recém-contratados, uma boa prática para mantê-los engajados é aproveitar esse intervalo para compartilhar conteúdos relevantes sobre seu início no novo cargo. Isso pode ser feito com uma sequência de e-mails programados ou um simples grupo no WhatsApp, moderado por um integrante do time de people.

2. Conte com a ajuda de outras áreas para executar o processo

Em muitos casos, o RH tende a se preocupar apenas com as primeiras etapas do processo de onboarding, as quais são lideradas por eles, antes de seguir para o gestor responsável pelo setor. Porém, o time de people acaba esquecendo que a integração não termina ali, e que o novo colaborador precisa ter clareza de sua função, projetos e objetivos, visando a melhor experiência do novo colega.

Para que isso aconteça, o alinhamento entre o RH e os demais gestores é crucial. Somente assim eles serão capazes de dar continuidade ao processo de forma fluída e de acordo com os valores de sua empresa. Acredito veemente ser preciso empoderar os times com acesso à informação e fazê-los entender os reais benefícios de ajudar a sua equipe nesse processo, por mais óbvio que pareça ser. Aqui, o RH precisará de muita conversa, materiais de apoio e formas fáceis para os gestores entenderem o que, como e quando algo precisa ser feito, no intuito de auxiliar a adaptação do recém-contratado. Guie-os e deixe-os cuidarem de seus times, mas não os percam de vista!

3. Alinhe as expectativas desde o início da jornada

O trabalho remoto tornou a comunicação e a transparência ainda mais importantes no processo de onboarding de novos colaboradores. Não devemos esperar a proatividade do colaborador em saber quais são seus objetivos, desafios e metas. Desde o primeiro momento, mostre o que é esperado da pessoa e como você pode ajudá-la a atingir suas metas. Quanto antes você explicar sua metodologia de avaliação de desempenho, mais cedo o recém-contratado poderá montar um plano de ação e esclarecer dúvidas.

Uma das empresas que conversei, por exemplo, compartilhou comigo como fazem para alinhar as expectativas com seus novatos. Logo na primeira semana de trabalho, eles fecham um “acordo” com o colaborador e definem suas metas para o primeiro, segundo e terceiro mês de casa, deixando claro como o gestor e o time de people podem ajudá-lo nessa jornada. A ideia é esclarecer dúvidas sobre como será avaliado nesses primeiros meses.

4. Não foque apenas na primeira semana de integração!

Um dos principais pontos que questionei as empresas foi em relação a duração de seus processos de integração, e o que percebi foi: a grande maioria dessas companhias foca em reduzir ao máximo o onboarding de novos colaboradores, considerando os poucos recursos que têm, o time de people que é muito pequeno ou até mesmo o fato de ainda estarem concentrados em outros projetos. Em alguns casos, esse processo foi reduzido para apenas uma simples reunião de boas vindas, mas é certo que uma semana dificilmente é tempo suficiente para um novo contratado se acostumar com sua empresa, cultura e função.

Mas o que poucos sabem (ou sabem, mas não aplicam rsrs), é que eles podem contar com a tecnologia para ajudá-los a construir e manter um bom processo de integração. Hoje, existem diversas ferramentas que podem ajudar a automatizar processos burocráticos, como digitalizar conteúdos e dar visibilidade ao processo, para que possa escalá-lo sem medo.

A Eva Onboarding é um exemplo de plataforma digital que ajuda empresas de todos os portes a proporcionar uma integração online mais eficiente e inclusiva para seus colaboradores. Se você tem funcionários distribuídos em diversas unidades de negócio, em home office, ou precisa mudar o seu processo para algo mais eficiente, escalável e diferente, a Eva é a companheira certa para te ajudar!

Se tiver interesse em conhecer, me chame para bater um papo. Será um prazer aprender mais sobre seus desafios e mostrar como funciona essa plataforma que nasceu para facilitar processos de integração! 😉

5. Se atente às diferenças de perfil entre os novos colegas

Quem são as pessoas que estão entrando na empresa? Certamente elas têm vieses diferentes e experienciam o onboarding com visões distintas. É um colaborador operacional? É um gestor? De que área? Quais os seus anseios, quais as suas expectativas? A equidade deve existir não só no recrutamento, mas também no onboarding das pessoas.

Com isso em mente, apesar das diferenças entre os públicos, garanta que todos tenham acesso às informações importantes. A forma que a mensagem será entregue pode mudar, mas todos precisam saber quais são seus benefícios, quais processos são importantes no dia-a-dia e o que se espera deles. Atente-se a aspectos como localização geográfica, condições físicas de cada um e pense como tudo isso pode ser considerado e personalizado.

Por fim, espero que essas pequenas dicas possam ajudar você a construir um processo de integração que possibilite uma ambientação mais rápida do seu time, e que ajude sua empresa a melhorar os seus resultados com profissionais produtivos e alinhados a sua cultura.

Se você ficou curioso para saber mais sobre o tema e quiser participar da nossa pesquisa de benchmark, basta acessar o link abaixo. Assim que tiver alguma atualização relevante nos dados, compartilho com vocês e mostro alguns insights de forma mais visual.

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