Daniel Luz Toda empresa que funciona bem tem nos bastidores um bom time de recursos humanos. As atividades não tem fim. Vão de headhunting para atrair talentos para os diversos departamentos, a organizar os diferentes fluxos de trabalho para várias pesonas e funções.
Para ter uma organização robusta, as empresas precisam equipar o time de RH com as melhores e mais inovadoras ferramentas. E quando o assunto é ferramentas para RH, é imprescindível que elas possuam facilidade de uso para que a curva de aprendizado seja o mais simples possível, sem abrir mão das funcionalidades.
Você provavelmente consegue lembrar de alguns exemplos de ferramentas que até são muito poderosas e conseguem realizar mil e uma funções, mas são tão complicadas de utilizar que na prática ficam encostadas no canto sem uso.
Quando se fala de ferramentas com a melhor usabilidade do mercado, é impossível não falar de ferramentas no-code. Neste artigo vamos fazer uma introdução sobre o conceito no-code, falar sobre os principais casos de uso, além de abordar algumas aplicações na realidade dos times de RH.
O que é no-code?
O conceito de no-code surgiu para democratizar o uso de sistemas e plataformas modernas. A proposta é simplificar a interface e usabilidade utilizando componentes visuais e drag-and-drop (arraste e solte) para que usuários que não são nativos digitais consigam operar e atender às suas necessidades.
Imagine desenvolver uma aplicação para resolver um problema específico sem precisar de um desenvolvedor ou de suporte de TI. Tão fácil quanto criar uma apresentação de slides.
Com o no-code, os processos que o time de recursos humanos executa repetitivamente podem ser automatizados. Isso resulta em um ganho absurdo de performance e eficiência.
Imagine o ganho de produtividade que um profissional de RH teria caso precisasse fazer alterações no banco de dados dos funcionários da empresa. Ao invés de realizar as alterações via código, ele pode utilizar ferramentas com recursos visuais e realizar as alterações necessárias em minutos utilizando a interface gráfica.
Atualmente a maioria dos times de RH utilizam processos e ferramentas arcaicas e ineficientes como formulários impressos, emails e planilhas para movimentar as suas atividades rotineiras. Por outro lado, as desenvolvedoras de software produzem ferramentas de alto nível de complexidade e baixo nível de customização. O que acaba funcionando como um lençol curto que não cobre todas as necessidades do RH e sempre deixa de fora alguma coisa.
Neste ponto entram as plataformas no-code para resgatar os times de recursos humanos. Vamos abordar os principais casos de uso:
Automação de tarefas e processos repetitivos
Na maioria das empresas, os times de RH lidam com mais dados do que qualquer outro time (salvo as exceções de empresas que o core business é dados). Imagine a quantidade de dados, estruturados e não-estruturados, que estes profissionais precisam lidar. São avaliações, documentos, chamados, dados pessoais, banco de horas, registro de ponto, atestados, etc. A lista não tem fim.
Os procedimentos para receber, processar e armazenar estes dados tendem a ser padronizados. Ou seja, repetitivos. E pelo bem da produtividade, todo processo que é repetitivo deve ser automatizado. Com aplicações no-code, todas estas tarefas podem ser automatizadas.
Portais de autoatendimento
A implementação de um portal de autoatendimento é um marco na história de qualquer time de RH. Estes sistemas são projetados para informar os funcionários a respeito de informações e processos, receber solicitações e chamados, além de arquivar relatórios com poucos cliques.
Painel com insights
Plataformas no-code podem fornecer um painel que pode ser personalizado para exibir dados importantes para apoiar a tomada de decisões. Esses dashboards podem ser customizados para atender as necessidades do seu time, não importa qual seja.
Acesso omni-channel
Ter uma plataforma no-code moderna é muito conveniente, já que ela pode ser acessada de qualquer lugar, de qualquer dispositivo, a qualquer momento. Sem complicações ou burocracias.
É possível inclusive a colaboração da equipe dentro do mesmo processo. Ou seja, dois ou mais membros da equipe podem construir e editar os processos ao mesmo tempo sem que um interfira no outro. Isso é mais um ganho de produtividade.
Aplicações de no-code na realidade do RH
Onboarding de colaboradores
De acordo com o Glassdoor, as empresas que possuem um processo robusto de onboarding melhoram a taxa de retenção de novos colaboradores em 82% e a produtividade em mais de 70%.
Um bom processo de integração de novos colaboradores se inicia antes mesmo da admissão. A publicação da vaga, coleta de currículos, entrevistas, classificação dos candidatos, coleta de documentos e finalmente a admissão formalizada. Um processo de admissão moderno e robusto precisa automatizar todas estas etapas para acelerar a contratação, o que impacta diretamente na redução de custos.
É importante criar experiências positivas e homogêneas através de todas as diferentes etapas durante a integração dos novos funcionários. Da validação de documentos até o fornecimento de credenciais de acesso às ferramentas dos novos contratados, todos estes processos podem e devem ser automatizados com ferramentas no-code.
O auto-onboarding através do uso de ferramentas online e portais de auto-serviço para acesso às políticas e procedimentos da empresa deixarão os novos contratados mais confiantes para se adaptarem à realidade da nova empresa.
O departamento de RH pode automatizar os seus fluxos de trabalho com a automatização da atualização dos dados pessoais dos funcionários. Este processo de automação vai garantir que os dados estejam sempre atualizados, além de reduzir drasticamente a chance de perda dos dados ou preenchimento errado dos campos.
Gerenciamento de registros
A automação dos fluxos de trabalho do RH facilita o acompanhamento e gerenciamento, porque gera arquivos de registros. Como estes registros são arquivos armazenados em um servidor, o acesso e pesquisa dentro deles é facilitado. Dispensando a necessidade de procurar dentro de dezenas de gavetas com arquivos de papel para encontrar um determinado documento.
Com sistemas de gerenciamento de RH, um funcionário pode acessar qualquer informação (desde que seja permitida a ele), a qualquer momento, com um clique. Isto vai gerar melhor transparência, eficiência e responsabilidade.
Gerenciamento de licenças
Com uma aplicação de gerenciamento de licenças, os funcionários conseguem entrar no sistema para fazer a solicitação de férias, licenças, folgas e atestados com apenas alguns cliques. Feita a solicitação, o gestor de RH pode aprovar, rejeitar ou solicitar mais informações em alguns segundos.
Para todo esse processo, ao utilizar uma ferramenta no-code, além de não utilizar nem uma folha de papel, o trâmite das informações é muito rápido. De quebra, os funcionários podem criar, editar ou cancelar as solicitações utilizando qualquer dispositivo.
O processamento e acompanhamento de cada solicitação pode ser uma tarefa bastante dispendiosa no que diz respeito ao tempo. O time de RH é o responsável por verificar o cronograma de licenças, conseguir a aprovação do gerente, e atualizar o cálculo dos contracheques.
A partir do ponto que a automação inteligente é implementada, essas tarefas podem ser executadas de forma organizada, com a garantia de que nenhuma etapa foi pulada ou esquecida.
Gerenciamento de treinamento dos funcionários
Utilizando uma aplicação no-code desenvolvida para RH, é possível automatizar os seguintes processos:
- Recebimento e classificação das solicitações de treinamento e sugestões dos funcionários e gerentes;
- Captação das necessidades de treinamento de cada funcionário;
- Desenvolvimento de planos de treinamento reutilizáveis e a criação de cronogramas de treinamento de curto e longo prazo;
- Controle de presença durante os treinamentos;
- Coleta de feedback dos funcionários por parte dos participantes.
Gerenciamento de desempenho
Acompanhar o desempenho de um colaborador ao longo do ano é importante para fazer avaliações precisas e justas. Mas manter o registro de todos os colaboradores por todo o período pode se tornar uma tarefa muito difícil. Especialmente com um número limitado de membros no time de RH em comparação com o total de funcionários da empresa.
Mas com automação, todo o processo de gerenciamento de desempenho, como estabelecimento de metas, acompanhamento de marcos, recompensas, reconhecimento e avaliações trimestrais e anuais, será digitalizado.
A aplicação no-code também fornece um painel com insights do desempenho do time. Um sistema de gerenciamento de performance automatizado mantém o processo livre de vieses e assegura a precisão das avaliações e tomada de decisões.
Offboarding
Às vezes as despedidas podem ser difíceis e o processo formal de offboard pode ser um processo desconfortável, tanto para o empregador, quanto para o empregado, dependendo do motivo do desligamento.
Apesar disso, os arquivos de desligamento precisam ser coletados e o equipamento da empresa precisa ser apresentado para devolução e avaliação.
Os funcionários podem experimentar um processo de saída mais suave através da automação. Os checklists e automação podem assegurar que o gestor não fique travado neste processo, além de acelerar a prestação de contas com o setor financeiro.
Outras vantagens desta aplicação são:
- Automação do sistema de RH com formulários de feedback
- Formalização do desligamento através do sistema
- Geração automatizada de relatórios com os feedbacks dos colaboradores
Controle de ponto e horários
As plataformas de gerenciamento e automação de RH fornecem acesso instantâneo aos horários de entrada e saída dos funcionários, facilitando o acompanhamento do gestor. Além disso, com uma aplicação automatizada de ponto, o acompanhamento é feito de forma mais rápida e precisa. O que ajuda a processar o cálculo das folhas de pagamento, ganhando em produtividade.
Gastos e reembolsos
O gerenciamento dos gastos pode ser uma tarefa árdua que os administradores de RH precisam manter várias planilhas de Excel ou Google Drive, além de centenas de cupons fiscais, notas fiscais e recibos de pagamento.
Por mais organizado que o time de RH seja, esse processo é uma bola de neve. Uma bomba relógio esperando para estourar. Invariavelmente vão acontecer falhas, o que pode acarretar o não pagamento de um fornecedor, de um reembolso, ou até mesmo uma dívida ativa.
Este tipo de tarefa (repetitiva, dispendiosa de tempo e sensível a falhas) é a perfeita candidata para a automação. Todos os processo manuais são automatizados, o que acarreta no ganho colossal de produtividade e redução de falhas.
Declaração de imposto de renda
Preencher incontáveis formulários pode ser uma tarefa complicada em muitas empresas. Com a automação do RH, as empresas podem coletar os dados para realizar as declarações e calcular as deduções sem atrapalhar os cálculos de folha de pagamento.
Benefícios dos funcionários
Quanto mais variado for o pool de benefícios das empresas, maior é a complexidade na hora de gerenciar os pagamentos. E o pior é que isso é uma tarefa recorrente. Ou seja, também é uma ótima candidata à automação.
É possível automatizar:
- Processo de elegibilidade dos benefícios
- Benefícios educacionais e de treinamento
- Atualização de benefícios por grandes eventos (casamento, nascimento de filhos, etc)
Gerenciar os benefícios dos funcionários através de um portal consolidado e automatizado de RH pode reduzir os custos administrativos.
Conclusão
Com todos os benefícios e casos de uso da automação dos processos de RH, a adoção de plataformas no-code por parte das empresas é inquestionável. Através da automação do RH, a eficiência e eficácia do departamento de RH é bastante melhorada e também ganha em compliance, colaboração e produtividade. A automação do RH acarreta um melhor gerenciamento de RH.
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Éfrem Maranhão Filho é o cara do No-Code. Tem experiência de 13 anos com produtos e inovação, e é um LinkedIn creator. Além disso, tem Ph.D. em Business, Management and Operations Research.
Hugo Soares é co-founder e CEO da Eva People, e tem 7 anos de experiência no mercado de inovação. Também é Entrepreneur do Cubo Itaú e investidor do mercado de risco com foco em tecnologia e blockchain.
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