Como engajar os gestores no seu processo de onboarding

Nos últimos anos tem sido muito conversado entre os gestores de muitas empresas sobre a importância do novo colaborador ter uma boa integração. Tudo isso, para que ele se sinta pertencente à empresa e absorva toda a cultura e valores da empresa para que sempre esteja engajado e buscando melhorias para os processos. 

Dessa forma, o onboarding se faz muito necessário para que a empresa continue em constante evolução nesses procedimentos. E a peça chave são os gestores, nos quais muitas vezes estão desestimulados para realizar essa integração. 

Por isso, neste artigo a Eva People mostra o que e como fazer para engajar sua equipe e seus gestores nesse processo e obtenha sucesso. Siga a leitura com a gente e entenda mais!

O que é onboarding e como engajar os gestores no processo?

Antes de tudo, é importante que entenda o que de fato é o onboarding. Isto é, basicamente se refere a um processo de integração de novos colaboradores à equipe. De forma que ele absorva a cultura e forma de trabalho da empresa, assegurando adaptação para que a empresa retenha o profissional.

Nessa etapa de integração o novo integrante deve receber todos os conhecimentos necessários sobre a empresa, função a ser desenvolvida, assim como treinamento e acompanhamento no processo inicial, além de fazê-lo absorver as habilidades e bons comportamentos da equipe, para que tenha uma participação efetiva. 

A fase ideal de realizar o onboarding é logo depois da contratação, pois é o momento em que o colaborador está com todo gás, motivação e desejo de mostrar um bom serviço, além de estar receptivo à orientações e adaptações com mais facilidade. 

Para execução do onboarding é necessário planejamento por parte do pessoal de Recursos Humanos. Através desse setor que será feito as motivações dos funcionários desde o primeiro contato com a empresa. Ou seja, tudo isso é uma boa estratégia de gestão de pessoas. 

Relação entre líder e liderado 

Falaremos um pouco sobre a importância da empresa (Gestores e RH) em incentivar uma boa relação entre líder e liderado. Isto porque, de acordo com dados da The Undercover Recruiter.

89% dos funcionários sentem a importância do suporte de um líder para o seu aprendizado e desempenho. 

56% dos novos funcionários desejariam ter um mentor durante o processo de integração. 

Além disso, tem outros fatores que são imprescindíveis para o acompanhamento do gestor, ainda segundo dados da  The Undercover Recruiter são:

Acolher e gerar valor 

75% dos colaboradores satisfeitos com todo processo de onboarding da organização afirmaram serem fiéis à empresa. 

62% dos colaboradores engajados afirmaram que tiveram um treinamento eficaz. 

Outro ponto essencial é o acolhimento, o colaborador é novo no ambiente, não sabe praticamente nada sobre o local, não sabe a cultura, os valores, as regras. Então, ele precisa sentir que é o lugar dele, ser bem recepcionado e ter o sentimento de que foi acolhido e a presença e o trabalho dele é importante para a empresa. 

Em suma, tudo isso é para que a empresa garanta que as expectativas dela e do novo funcionário esteja alinhada, assim conseguirá reter o talento e criar valor para a empresa. Todo o processo não é um trabalho apenas do RH, o gestor da área deve estar inserido e engajado com o mesmo propósito, para alinhar todos os detalhes e papéis de cada um na jornada. 

Continuidade e consistência do processo 

17,5% dos colaboradores não sabem quais as expectativas de desenvolvimento na função que executa 90 dias depois de iniciar o trabalho. 

31% dos colaboradores desistem de seus cargos em menos de 6 meses. 

O processo de integração de um novo colaborador deve ser além de ocupar uma vaga urgente. Ele passou por todo um processo seletivo e escolheu sua empresa. Então ele deve ser bem recepcionado, porém esse gás não deve acabar após a seleção e início do trabalho. 

É essencial que todas as partes construam uma comunicação sólida, para que o respeito pela empresa e todos os valores permaneçam. Além disso, esse processo é importante, porém você não deve sobrecarregar o funcionário com muitas informações em minutos, para não confundir e não surtir efeito positivo. 

Algumas ações que podem engajar os gestores no seu processo de onboarding

Para que o gestor esteja sempre engajado nesse processo de onboarding e tenha um bom relacionamento com o novo colaborador, é essencial que siga as dicas abaixo. Confira: 

Ter acesso a informação na etapa de recrutamento do colaborador

Isso se refere ao posicionamento da marca – employer branding – ou seja, é a imagem que a empresa está passando para futuro funcionário que ela deseja e quais os mecanismos para atraí-lo. 

É essencial que o gestor tenha um vínculo desde o início com o novo funcionário. Isto é, desde os primeiros passos do recrutamento e seleção, para que o relacionamento se fortaleça com aqueles que avançam nas etapas e no momento da integração terão uma base de conhecimento entre eles. 

Tenha um vídeo explicativo

É importante que tenha um vídeo explicativo sobre o papel do líder para uma boa experiência do colaborador. Pois, a falta de informação sobre a empresa, função, equipe, cultura, etc. faz com que tenha um distanciamento entre o líder e o liderado. 

Então, para ter ações a favor de um bom relacionamento, um vídeo explicativo mostrando para o gestor os benefícios do onboarding e como ele pode atuar positivamente nesse processo, seguindo e construindo uma boa jornada com o RH. 

Sempre que chegar alguém novo na empresa, envie o vídeo para o gestor/ líder da área, junto com o vídeo envie uma mensagem para reforçar os assuntos que estão sendo discutido nele. 

O vídeo pode ser de acordo com o onboarding que já foi definido pela organização, porém, se desejar acrescentar para ser sempre uma experiência de apresentação diferente, incluo no vídeo: 

• Quais as expectativas da empresa em relação ao novo colaborador; 
• Escolha um orientador da equipe para acompanhar o recém-chegado nos primeiros meses, para uma experiência mais completa; 
• Faça uma preparação da equipe para uma boa recepção.

Cronograma entre o líder e liderado 

Estabelecer um cronograma/ agenda entre o líder e liderado nos primeiros meses ajuda a ter um processo com maior eficácia, realizando isso regularmente até ficar automático e absorver todas as funções e cultura da organização. 

Essa agenda deve ser enviada ao gestor com as atividades que serão executadas com o colaborador no primeiro dia. Ela deve conter materiais para serem entregues ao funcionário. Isto é, um plano de ações, atividades da primeira semana, o que deve ser entregue nos primeiros dias, etc. 

Também é interessante colocar notificações para o gestor acompanhar. Por exemplo: na segunda a mensagem será sobre X coisa, irá apresentar o novo integrante para a equipe e escolher seu orientador. Na terça a mensagem será Y, e fará a atividade escolhida. Envie dicas para o gestor, assim o incentivará. 

Registro diário para engajar os gestores no seu processo de Onboarding

Esse registro é um checklist com todas as tarefas que o funcionário deve executar nos primeiros dias. Pode ser uma planilha editável no excel e enviada tanto para o colaborador quanto para todas as partes envolvidas (gestor, RH, orientador) no processo de onboarding, assim todos estarão situados de toda evolução da jornada. 

No checklist é variável de acordo com as atividades escolhidas para a integração, inclua treinamentos, palestras sobre a empresa, possíveis cursos, desenvolvimento pessoas e profissional, etc. Inove no checklist para torná-lo mais envolvente o processo satisfatório. 

Solicite feedbacks para engajar os gestores no seu processo de onboarding

Você só conseguirá saber o desempenho do processo se obter feedback sobre ele. Então faça questionários para os novos colaboradores, com perguntas básicas e claras, para responder sim/ não ou perguntas abertas mesmo. No formulário você pode incluir perguntas como: 

• Gostou do primeiro dia? 
• Teve um contato com seu gestor? 
• Recebeu o cronograma para execução das atividades?
• Conheceu sua equipe? 
• Conheceu seu orientador?
• O que mais gostou e absorveu desse dia? 
• Espaço aberto para sugestões. 

Com esses feedback você consegue obter respostas sobre o desempenho deles, o nível de satisfação, o que precisa ajustar, o que está bom mas pode aperfeiçoar, e muito mais. 

Dessa forma você irá estabelecer melhor a estratégia do onboarding e quais mecanismos têm sido positivos e quais os negativos, além de ajudar junto com o gestor o que necessita de mudanças para que o processo seja eficaz. 

Assim você manterá tanto o novo funcionário bem recebido e integrado na empresa, quanto o gestor estará engajado no processo e empenhado pelos melhores resultados e retenção do talento. 

Conclusão

Com essas dicas que te mostramos você consegue iniciar seu processo de onboarding. Antes de tudo, converse com o gestor, passe as coordenadas do projeto, do cronograma, como deve ser executado. Além disso, mostre quais os benefícios dessa estratégia e o quão útil será que todos da equipe e empresa estejam na mesma direção e objetivo. 

Para que você tenha um onboarding ainda mais eficiente, uma empresa parceira especialista no mercado é fundamental. Conheça a Eva People, somos uma empresa com profissionais capacitados e com as melhores estratégias de onboarding para auxiliar sua empresa em todo o processo. 

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