Manual do colaborador: o que é, quais as vantagens e por onde começar

O manual do colaborador é um item de grande importância para as empresas. Isso porque, ao contrário do que muitos imaginam, esse manual não serve apenas para integrar novos funcionários, mas sim para uma série de funções.

Afinal, esse é usado para nortear as ações de uma empresa, além de definir normas e regras. Assim como também para estabelecer atividades e objetivos que a empresa possui e como devem ser executados.

Ou seja, esse manual é um material muito mais complexo e relevante para todas as empresas. Ficou curioso para saber mais sobre o assunto? Então basta continuar lendo esse conteúdo!

Manual do colaborador: o que é e como funciona?

Como dito acima, o manual do colaborador é um item essencial para o processo de comunicação de qualquer empresa. O seu principal uso é para nortear as ações dos funcionários.

Esse material é criado por um empregador que, na maioria das vezes, é a equipe de Recursos Humanos. O principal objetivo desse manual é manter os funcionários a par de informações a respeito do trabalho.

Por meio deste manual, a empresa define quais são os seus princípios morais e éticos. Esse material serve para definir quais são as regras a respeito do ambiente de trabalho, a convivência entre os funcionários e quais são as funções de cada um.

Em outras palavras, o manual não serve apenas para apresentar a empresa e suas normas, mas também serve para orientar os funcionários em suas atuações. Isso porque, o manual do colaborador torna mais fácil e eficiente a comunicação interna da empresa.

Ainda mais em casos onde a força de trabalho esteja atuando de forma remota. E, além disso, pretende contratar novos funcionários, então é preciso ter um manual do colaborador para ajudar os funcionários a cumprirem com essa etapa da integração.

Assim, o funcionário passa a sentir-se como parte da equipe e, desse modo, melhora a retenção de talentos.

Vantagens do manual do colaborador

Embora seja conhecido por outros nomes, como manual do funcionário ou guia de campo, esse material sempre tem o mesmo objetivo. Como você pôde ver, o manual tem um grande impacto nas empresas.

Assim como os exploradores do mundo antigo que usavam mapas para nortear as suas jornadas rumo ao desconhecido, o manual do colaborador serve para orientar os funcionários no ambiente de trabalho.

Em especial para aqueles que começam a trabalhar agora e sentem-se perdidos. Por isso a importância do manual, pois os primeiros dias de trabalho podem ser difíceis para qualquer pessoa.

Mas, com a ajuda de um manual do colaborador, esse processo pode ficar bem mais simples. Sendo assim, oferecer esse tipo de material é essencial não apenas para integrar o novo funcionário, mas também para aumentar a produtividade da empresa.

Confira logo abaixo um pouco mais sobre cada uma das vantagens do manual do colaborador para a sua empresa!

1. Oferece informações essenciais:

Não são apenas os novos colaboradores que se beneficiam com o manual. Afinal, ele contém informações cruciais a respeito da empresa, como por exemplo:

• História;
• Direitos dos colaboradores;
• Descrição de suas funções;
• O que e como deve realizar o trabalhos;
• Para quem deverá reportar;
• Etc.

Sendo assim, tanto os novos quanto os colaboradores mais antigos podem consultar esse manual sempre que tiverem com alguma dúvida.

2. Falar sobre a história da empresa:

Não há dúvidas de que é essencial que os colaboradores estejam cientes sobre a história da empresa que trabalham. Sendo assim, uma das vantagens do manual é passar essa história adiante.

Para que assim eles entendam quando, como e por quem essa empresa foi fundada. Além de saber quais são os seus objetivos futuros e principais áreas de atuação da empresa.

3. Ter uma visão mais ampla sobre o seu papel na empresa:

Para que uma pessoa possa exercer bem o seu papel, é preciso que ela tenha uma visão mais ampla sobre o mesmo, certo?

Dessa forma, a partir do momento que um colaborador conhece a história da empresa e quais são as suas tarefas e funções, então ele tem uma visão mais ampla sobre qual é o seu papel dentro da empresa.

4. Evita conflitos e equívocos:

É comum que as empresas cometam erros que podem causar alguns prejuízos. No entanto, com a ajuda de um manual onde estão descritas as tarefas e funções de cada um na empresa, é possível evitar conflitos e equívocos.

Dessa forma, não só aumenta o nível de eficiência dos colaboradores, como também reduz os riscos de eventuais problemas.

5. Facilita a adequação e coerência nas normas e processos:

O manual também serve para registrar um padrão para seguir, que espera os funcionários cumprirem segundo as normas e processos. O principal intuito é manter a qualidade no produto ou no serviço.

Isso porque, sem um processo padrão a ser seguido, a empresa iria virar um completo caos. Pois, cada funcionário iria realizar o trabalho da maneira que achasse melhor, mas às vezes, o processo não é, de fato, o melhor para a empresa.

Para evitar que esse cenário ocorra, o manual do colaborador é um item crucial tanto para os recém-contratados, quanto para os mais velhos.

6. Restringir a prática da improvisação:

A prática da improvisação é algo comum que muitas pessoas usam para facilitar o trabalho. No entanto, nem sempre há espaço o suficiente para improvisar, uma vez que há certos processos que não podem ser ignorados.

Esses processos, de modo geral, antes são testados para que sua eficácia seja comprovada. Então, é repassado a todos os funcionários para que usem esses processos, na maioria das vezes, por meio do manual do colaborador.

7. Ajuda a aumentar a eficiência e eficácia do trabalho:

Como já dito, quando todos os funcionários seguem as normas e processos definidos por meio do manual, torna o seu trabalho mais eficaz e eficiente. Assim é possível aumentar os níveis de produtividade e diminuir o tempo para executar as tarefas.

Quem deve ter um manual do colaborador?

Mas, afinal, quem deve ter um manual do colaborador? Um erro que muitas empresas cometem é acreditar que apenas as grandes empresas precisam elaborar um manual do colaborador.

No entanto, esse tipo de material se faz necessário em empresas de todos os portes e setores. Pois, é vital que os funcionários contem com esse tipo de material para se guiar melhor.

Além disso, também é essencial atualizar esse manual de tempos em tempos, conforme as mudanças de estratégias e de gestão da empresa.

Confira o nosso artigo: Manual do colaborador: 8 exemplos para você se basear

Impacto do manual do colaborador na ambientação de um novo colaborador

Apesar de ser necessário para todos os membros de sua equipe, o manual do colaborador pode ser mais útil para os novos integrantes. Isso porque, esse material acaba por facilitar o onboarding.

Esse processo visa integrar novos colaboradores com o intuito de facilitar a sua adaptação à cultura e métodos da empresa. Para que assim o colaborador possa atingir o seu potencial o mais rápido possível.

Até um certo tempo atrás, as empresas faziam algumas apresentações e faziam com que o novo integrante assinasse uma série de papéis. Contudo, hoje em dia, esse processo passou por muitas alterações.

Um dos meios mais usados é, sem dúvida, a entrega de um material de boas-vindas. De modo geral, a empresa monta um kit que contém alguns brindes exclusivos da empresa e o manual do colaborador.

Essa é a forma mais fácil de integrar um novo funcionário na equipe, para que ele sinta-se acolhido e possa ficar por dentro de todos os dados da empresa.

 

 

O que o manual do colaborador deve ter?

Esse material, na maioria das vezes, segue um modelo padrão, que tem as informações básicas a respeito da empresa. É preciso que sejam incluídas as políticas da empresas e as funções do funcionário em questão.

Porém, é preciso ter certo cuidado ao criar esse tipo de manual, para que ele seja, de fato, eficiente. Para isso, é essencial ele condizer com as necessidades da empresa. Confira logo abaixo outros elementos essenciais que devem constar.

Mensagem de boas vindas

O primeiro passo é incluir uma mensagem de boas-vindas aos novos colaboradores, para que eles sintam-se mais acolhidos. Não é preciso elaborar uma grande mensagem, apenas um simples, porém, ter essa mensagem já fará a diferença.

Objetivo do manual

Embora o manual seja fácil de entender, o principal objetivo desse material tende a variar, por isso é necessário especificá-lo. Isso porque, cada empresa tem um objetivo próprio em relação a esse material, tendo em vista que pode ser usado para várias finalidades.

Por exemplo, algumas empresas podem usar o manual para um meio de comunicação interna. Enquanto outras servem como um guia de comportamento dos funcionários dentro do trabalho.

Sendo assim, é preciso separar uma página do manual para explicar qual o principal objetivo da empresa com o manual. Essa parte é muito útil para que os funcionários possam entender melhor a cultura da empresa.

História da empresa

Como dito antes, não importa se a empresa é de grande ou pequeno porte, se começou agora ou há anos atrás. Todas elas possuem uma história que precisa ser exposta para que os funcionários a conheçam.

Dessa forma, no início do manual, é preciso separar uma página para contar um pouco da história da empresa. Afinal, assim os funcionários poderão entender melhor quais são as motivações da empresa.

Ao longo da história, é possível incluir outros detalhes também como, por exemplo:

• Visão do negócio;
• Missão e valores do negócio;
• Onde pretende chegar no futuro;
• Entre outros detalhes que julgar úteis.

Veja os pontos que não podem faltar no processo de onboarding.

Apresentação de sócios

Todas as empresas contam com uma equipe que, sem ela, não seria possível colocar para funcionar o negócio. Esses sócios também podem ter uma página do manual dedicada a eles, expondo quem são, quais são os seus nomes e respectivas funções.

Além disso, pode ser útil exibir detalhes tais como:

• Dono da empresa;
• Diretor financeiro;
• Diretor de Recursos Humanos.

Porém, vale notar que os principais líderes de uma empresa tendem a variar conforme o tipo de negócio.

Soluções e serviços

Ao fazer parte de uma empresa, na maioria das vezes o funcionário não está a par de todas as informações e acontecimentos. Afinal, essa pessoa foi contratada para desempenhar uma função determinada.

Sendo assim, não é incomum que não conheça outros tipos de serviços e produtos da empresa. Dessa forma, pode ser útil ter uma página do manual para apresentar e explicar melhor todas as soluções, serviços ou produtos que a empresa oferece.

Políticas da empresa e procedimentos internos

Essa parte, em especial, precisa de um pouco mais de atenção. Isso porque, a política e os procedimentos internos da empresa são uma parte importante tanto para os funcionários quanto para a própria empresa.

Por meio desta parte, serão apresentados quais são os direitos e deveres dos colaboradores, além de exibir os códigos de conduta diante de várias situações. Sendo assim, esses dados incluem:

• Pontualidade;
• Assiduidade;
• Salários;
• Horário do almoço;
• Entre outros.

Assim como também é preciso esclarecer os processos cabíveis aos administradores e a equipe de Recursos Humanos. Vale notar que também é preciso exemplificar essa parte, para que ela possa ser mais clara e objetiva.

Assim como também pode incluir quais são os benefícios trabalhistas que a empresa oferece, entre outras informações, como por exemplo:

• Acordos de confidencialidade;
• Mapa do escritório;
• Convênios da empresa;
• Número de ramais;
• Entre outros.

Funções do novo funcionário

Por último, mas não menos importante, é preciso destacar quais são as funções dos novos funcionários. De forma básica, é preciso que o manual tenha uma breve e clara explicação sobre quais serviços irá acrescentar à empresa e quais formas de fazer.

Conclusão

Em suma, o manual do colaborador não serve apenas para os novos contratados, mas como também para toda a equipe. Em qualquer que sejam os níveis e estágios da empresa, esse documento é essencial e muito benéfico.

Isso porque, o manual define de um modo bem claro e objetivo o que a organização espera de seus funcionários. Para que assim o trabalho seja feito de maneira mais eficaz, eliminando desalinhamento e outros problemas.

Por fim, o que você achou deste conteúdo? Ainda tem alguma dúvida a respeito? Gostaria de acrescentar sua opinião? Deixe um comentário!