Como manter um bom onboarding mesmo com um departamento de RH pequeno

O processo de onboarding é uma das etapas principais, senão a principal, para alcançar um bom nível de retenção de talentos. Além disso, serve para garantir uma boa e rápida integração do novo funcionário contratado com os membros da equipe e para alcançar um bom nível de produtividade e engajamento dos colaboradores tanto novos, quanto antigos.

Contudo, já foi constatado que um bom processo de onboarding pode melhorar em até 82% o número de retenção de talentos. E em até 70% o número de produtividade dos funcionários da empresa.

Em contrapartida, ter um processo de onboarding mal planejado e causando uma experiência negativa para os novos contratados, pode aumentar as chances dos recém-chegados buscarem novas oportunidades em outras instituições. O que pode causar um desgaste contínuo para a empresa no seu processo de novas contratações.

Entretanto, ter uma equipe de Recursos Humanos (RH) pequena pode fazer com que seja necessária uma atenção maior no momento de planejar como será o processo de integração da empresa. Por isso, para te ajudar nessa missão, confira as dicas que preparamos para você para um bom processo de onboarding em uma equipe de RH pequena!

Boa leitura!

O papel do RH no onboarding

Os membros da equipe de RH compreendem porque um bom processo de onboarding é tão importante para uma empresa. Eles entendem que ter um forte e potente processo de integração trazem inúmeros benefícios para a instituição. Isto é, desde colaboradores mais produtivos e engajados com os seus trabalhos, até uma maior economia da organização.

Com isso, a equipe de RH, comumente, é a responsável por fazer todo o processo de onboarding do novo funcionário com o objetivo de transformar a nova contratação em uma experiência positiva para o colaborador e, consequentemente, gerar a retenção do talento na instituição.

Entretanto, quando uma empresa possui um departamento de RH pequeno, isso faz com que eles não tenham funcionários o suficiente para fazer o processo de integração do novo contratado, podendo afetar na experiência do onboarding.

Como o departamento de RH pequeno pode influenciar no processo de onboarding da sua empresa?

Neste caso, existem três possíveis soluções para amenizar essa falta: os membros da equipe de RH podem começar a trabalhar de forma mais econômica enquanto possuem uma redução da força de trabalho, ou a empresa pode optar por escalar de forma mais rápida. Tudo isso, à medida que descongelam o congelamento de novas contratações. Ou a última opção seria optar por criar estratégias para escalar a empresa e atender ao aumento da demanda.

Na primeira opção, a equipe de RH pode desenvolver ações e atividades que gastem menos para o processo de integração. Além disso, é importante também montar um cronograma de onboarding realista e que esteja, inteiramente, proporcional ao orçamento de novas contratações da organização.

Por isso, vale a pena lembrar do porquê um bom processo de onboarding faz toda a diferença até mesmo para a economia da instituição. Isto porque, se a equipe conseguir realizar uma boa experiência no processo de integração, consequentemente, aumentará a retenção de talentos e diminuirá os gastos financeiros investidos nos processos de novas contratações.

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Confira agora algumas formas de como manter um bom onboarding na sua empresa mesmo possuindo um departamento de RH pequeno!

1 – Você pode fazer grupos de funcionários para a integração

Pensando numa maior economia para a sua empresa e uma melhor otimização de tempo para os membros da equipe de RH, você pode agrupar todos os novos funcionários, ao invés de integrá-los de forma individual.

Para isso, liste todos os tópicos fundamentais do processo de integração de funcionários que podem ser utilizados também em formato de um grupo. Por exemplo, algumas atividades podem ser feitas com o ajuntamento, como: esclarecimento sobre os benefícios, visitações aos escritórios e um breve resumo sobre a história, missão e propósito da empresa.

Contudo, organizar essas atividades em grupo por uma frequência, em média, de duas a três vezes na semana pode ajudar, significativamente, a economizar a quantidade de tempo dos membros da equipe de RH e também nos gastos financeiros da instituição.

Além disso, sabemos que os seres humanos se sentem melhor e mais acolhidos quando estão em bando. Por isso, o processo de integração em grupo é também uma excelente alternativa para fazer com que os novos funcionários comecem a construir relacionamentos iniciais com os outros membros da equipe da instituição que estão na mesma fase inicial.

2 – Automatize o que for possível

É notório que ter algumas etapas automatizadas do processo de integração de funcionários pode ajudar muito a empresa, no quesito de economia de tempo. Por isso, muitas tarefas e atividades de integração podem ser mecanizadas com uma certa previsão e o uso de uma plataforma correta de operações de pessoas.

Por exemplo: você pode montar formulários onlines para que os funcionários preencham até mesmo em casa e antes do seu primeiro dia. Além disso, é possível também fazer alguns vídeos com tutoriais ensinando como utilizar cada uma das ferramentas internas da empresa.

Além da praticidade, os funcionários também ficam possibilitados de verem os vídeos quantas vezes quiserem e sempre que surgirem dúvidas. Depois de montar os vídeos explicativos, você pode adicioná-los como atividades em seu fluxo de trabalho no processo de onboarding.

Em seguida, na sua plataforma escolhida, você pode incluir essas atividades para os novos funcionários. E assim, encaminhar lembretes de acompanhamento para caso as tarefas não sejam feitos no prazo correto.

Além disso, ter um ótimo software pode ajudar a sincronizar todos os sistemas da sua empresa em sua aba de tecnologia da equipe de RH. E além disso, pode facilitar a criação de contas automáticas para os novos contratados.

3 – Faça pessoas de outras departamentos participarem também

Essa é uma alternativa muito interessante e ideal para a otimização do tempo no processo de integração. Isto porque, enquanto os membros de RH realizam o processo de onboarding com os novos contratados, a equipe de outros departamentos pode ajudá-los na execução das ações e atividades.

Por isso, você pode envolver os seus gerentes de contratação, fazendo com que também eles recebam, com muita animação, os seus novos relatórios. Nesses documentos, você pode incluir informações sobre o desenvolvimento do desempenho da equipe, definições das metas e os check-ins frequentes.

Além disso, envolver os gerentes de contratação também pode fazê-los entender ainda mais sobre a importância de um bom processo de integração. Mas também, como criar formas para realizá-lo da melhor forma.

Uma ação muito interessante das empresas que costumam fazer esse tipo de atividade, é que elas denotam sempre um membro da equipe para ajudar o novo contratado a aprender o básico sobre as normas da empresa. E também, começar a desenvolver um relacionamento profissional entre os membros desde o início, facilitando também a integração.

Para essa ação, você pode selecionar aquelas pessoas da equipe que têm maiores habilidades em ensinar e distribuir os novos contratados entre elas. Para aumentar o comprometimento e o engajamento com essa ação, você pode oferecer algumas recompensas em troca.

4 – Construa um processo de integração de funcionários que se repita

Sabemos que muitas empresas gostam muito de inovar o processo de onboarding a cada nova contratação. Porém, a verdade é que um bom e forte processo de integração de funcionários só é válido se for repetível. Isto porque, você garante que todas as novas contratações terão a mesma recepção calorosa, acolhedora e envolvente.

Uma forma maravilhosa de criar um processo de onboarding que seja forte e repetível é sempre colher feedbacks dos novos contratados durante a integração. Assim você saberá o que está dando certo e precisa repetir e o que precisa mudar para os próximos recém-chegados.

Além disso, frequentemente analise quais são as ações e atividades que mais integram e engajam os funcionários, e sempre os repitam. Assim, você saberá também quais ações, atividades e estratégias combinam com cada perfil de colaborador.

Além do mais, documentar alguns processos é de suma importância para otimização do tempo. Visto que, o processo de onboarding para um funcionário que foi contratado de forma remota, irá mudar em comparação com o de um funcionário contratado na própria empresa.

Conclusão

Fazer um bom processo de integração de funcionários é um passo fundamental para o desenvolvimento da empresa. Por isso, não pode ser negligenciado pelos membros da equipe de RH mesmo em casos de um departamento pequeno.

Inclusive, se você faz parte de uma empresa que possui uma equipe de RH pequena, é fundamental que a integração, o engajamento e a produtividade do novo funcionário aconteçam o quanto mais breve possível.

Por isso, é ainda mais necessário que o funcionário aprenda sobre suas atividades rapidamente e permaneça na empresa o maior tempo possível! Portanto, realizar um bom processo de onboarding pode ajudar a instituição a lidar com todos esses fatores.

Com isso, agilize, automatize, delegue e estabeleça tudo que puder e que estiver ao alcance da equipe e da empresa. Para que assim, os novos contratados sejam beneficiados de uma excelente experiência no seu processo de integração. E consequentemente, aumente o tempo de retenção de talentos por parte da instituição.

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